Werken op afstand heeft allerlei voordelen, maar hetzelfde geldt voor werken op kantoor. De hybride aanpak bij het werk en de wijze waarop organisaties communiceren met medewerkers, klanten en aandeelhouders is de ideale combinatie van deze twee methoden. Zo vindt u de effectiefste manier om ook in de toekomst succesvol te zijn.
McKinsey concludeerde dat negen van de tien organisaties wereldwijd van plan zijn thuis en op kantoor werken te combineren. Hetzelfde geldt voor alle soorten evenementen. In de toekomst worden hybride evenementen waarschijnlijk de norm. Deze combineren de voordelen van een online evenement met persoonlijke communicatie. Onder hybride evenementen verstaan we onder andere, hybride werken, hybride vergaderingen en hybride conferenties.
In dit artikel kijken we wat de voordelen van hybride events zijn, waarom ze zo’n aantrekkelijke optie vormen en hoe u ze kunt organiseren.
Wat zijn hybride evenementen?
Hybride evenementen zijn bijeenkomsten, conferenties en andere gebeurtenissen die zowel online als persoonlijk op een fysieke locatie plaatsvinden. Ze kunnen voor interne én externe communicatie worden gebruikt, afhankelijk van het type evenement. Hier zijn een paar voorbeelden van de hybride evenementen:
| Doel | Evenement |
|---|---|
Een bedrijfsbrede townhallbijeenkomst waarbij medewerkers online en persoonlijk over de meest recente ontwikkelingen horen en waarbij iedereen wordt afgestemd op de missie en doelen van het bedrijf.Sessies voor de training en ontwikkeling van medewerkers voor hun doorlopende professionele ontwikkeling. |
|
Bijeenkomsten over de financiële resultaten waarmee beleggers horen over de prestaties van het bedrijf.Algemene vergaderingen kunnen ook hybride worden georganiseerd. Dit is wel afhankelijk van nationale wetgeving en de statuten van bedrijven. De Franse transportgroep Alstom voerde zijn algemene vergadering in 2021 zowel online als persoonlijk.In hybride marketingwebinars worden leads gegenereerd en onderhouden, of kunnen thought leaders hun zegje doen.Bijeenkomsten van plaatselijke overheden kunnen bij een hybride variant tot meer betrokkenheid leiden onder burgers. Ook kunnen journalisten ze zo bijwonen en vragen stellen. |
Evenementen van de toekomst: hybride events
Tijdens de COVID-19-pandemie waren online evenementen voor veel bedrijven onmisbaar, ook bedrijven die eerder nooit virtuele bijeenkomsten overwogen. Ze werden een voorwaarde voor een effectieve communicatie met interne en externe stakeholders. En het management trekt hier zijn conclusies uit. Dit nieuwe vertrouwen in de digitale omgeving vormt het fundament voor een hybride toekomst waarbij we deze evenementen niet meer online regelen omdat dat moet, maar omdat mensen kunnen kiezen hoe ze willen deelnemen op basis van hun voorkeuren, locatie en de grootste kans op een productieve uitkomst.
De voordelen van hybride evenementen
Hybride evenementen kennen allerlei voordelen. We zetten de belangrijkste op een rijtje:
Groter bereik
Door bijeenkomsten persoonlijk en virtueel aan te bieden, vergroot u uw publiek. De kans is klein dat alle beoogde aanwezigen zich in de buurt van de locatie voor de bijeenkomst bevinden, een van de obstakels voor persoonlijke evenementen. Reistijd is eigenlijk tijdverspilling. Het is niet altijd praktisch om een hele dag opzij te zetten voor een bijeenkomst. Ook kunnen sommige mensen vanwege hun gezondheid mogelijk niet reizen of aanwezig zijn.
BIC, het toonaangevende bedrijf voor kantoorartikelen, aanstekers en scheerbenodigdheden, organiseerde vroeger alleen fysieke bijeenkomsten om met aandeelhouders te communiceren. Onlangs is het echter hiervoor overgestapt op een webcast. Hierdoor werd een indrukwekkende 90% van de aandeelhouders bereikt die anders niet persoonlijk aanwezig hadden kunnen zijn, omdat ze zich in Noord-Amerika en Europa bevinden.
Een andere manier om met het evenement meer mensen te bereiken is door het na afloop on-demand beschikbaar te maken voor afwezigen.
Meer betrokkenheid
Met een digitaal platform voor hybride evenementen zoals Company Webcast kun je de betrokkenheid van het publiek vergroten. Virtuele kijkers kunnen tijdens een hybride bijeenkomst net als bij een persoonlijk evenement vragen stellen. Ze kunnen deelnemen aan live chats, stemmen in peilingen en enquêtes invullen.
Alphabet, het bedrijf voor zakelijke mobiliteitsoplossingen, gebruikt webinars en bijeenkomsten met klanten om hun betrokkenheid tijdens de bewustwording en het maken van keuzes te vergroten.
Meer flexibiliteit
Met fysieke en virtuele bijeenkomsten hebben aanwezigen niet alleen meer flexibiliteit, ook is het bedrijf klaar voor de toekomst.
Veel bedrijven werden verrast door het coronavirus en moesten plots online het werk inrichten. Dat kostte tijd om te implementeren en om aan te wennen. Als er opnieuw een lockdown zou plaatsvinden in uw land of een vergelijkbaar incident met de volksgezondheid, dan kunt u moeiteloos overstappen op volledig virtueel evenement en dan weer terugkeren naar een hybride model als de beperkingen worden versoepeld.
Ook heeft iedereen zijn eigen kijk op de risico’s van het virus. Bij een hybride model kunnen ze alle bijeenkomsten en evenementen bijwonen, of ze zich nu op hun gemak voelen bij anderen of niet. En overzeese stakeholders kunnen ook deelnemen als er reisbeperkingen gelden in hun land.
Kostenbesparingen
Omdat een hybride evenement in vergelijking tot een 100% persoonlijk evenement minder fysieke bezoekers telt, vallen de kosten lager uit. Bedrijven zijn minder kwijt aan reis- en verblijfskosten. U kunt een kleinere, minder dure locatie huren en bent minder kwijt aan snacks. Toch kunt u uw publiek wereldwijd nog steeds targeten.
Het bedrijf voor digitale transformatie Econocom wilde met stakeholders wereldwijd communiceren en tegelijk op transparante wijze dezelfde informatie verstrekken. Bij de eerste oplossing organiseerden directieleden in elk land een persoonlijk evenement. Maar de voordeligere oplossing was om alle geïnteresseerde partijen in hetzelfde hybride evenement op de hoogte te stellen.
Hybride evenementen zijn duurzamer
Door directeurs niet op pad te sturen voor aandeelhoudersbijeenkomsten laat u zien als bedrijf duurzaam te willen zijn. Beleggers eisen van organisaties dat ze hun verantwoordelijkheden nemen op het gebied van het milieu, de maatschappij en hun bestuur. Dit is dus een belangrijke stap om de uitstoot te beperken.
Minder deelnemers aan een bijeenkomst betekent minder belasting van het milieu en een lagere CO2-uitstoot. Al die factoren leiden tot minder impact op het milieu.
De juiste technologie voor hybride evenementen kiezen
De gekozen technologie voor uw hybride evenementen dient alle functies te hebben die u nodig hebt voor een optimale ervaring van uw sprekers en aanwezigen in het fysieke én virtuele publiek.
De twee soorten aanwezigen kennen
U kunt deelnemers uitnodigen voor de fysieke locatie of ze kunnen overal de stream op hun apparaat bekijken. Uit onze ervaring is gebleken dat het cruciaal is om beide deelnemers een zo goed mogelijke ervaring voor te schotelen.
Het evenement moet in beide gevallen soepel lopen, en de virtuele en fysieke deelnemers moeten dezelfde voordelen en kansen krijgen.
Verschillende omgevingen voor sprekers
Laat ook sprekers kiezen om op locatie of virtueel het woord te voeren. Zo kunt u de beste experts ter wereld benaderen zonder dat u naar ze toe hoeft te vliegen.
Interactieve ervaringen
Dit is belangrijk om beide doelgroepen betrokken te houden. Het is afhankelijk van het platform dat u gebruikt. Zo heeft Company Webcast enkele interactieve functies om deelname te bevorderen. Zo houdt u evenementen dynamisch en interessant. U kunt meteen feedback krijgen, quizzen maken en vragen in peilingen stellen. Publieksleden kunnen het panel vragen stellen, zodat uw hybride evenement een boeiende ervaring wordt met veel interactie.
Een geweldige ervaring per stream én op locatie
Een belangrijke vereiste voor hybride evenementen is dat het publiek bij de live streaming en op locatie zich niet benadeeld dient te voelen in vergelijking tot de andere groep. Beide dienen een prettige ervaring te hebben en in dezelfde een bijdrage moeten kunnen leveren.
De gebruikte technologie wordt op basis hiervan gekozen: beide doelgroepen moeten toegang hebben tot dezelfde hulpbronnen om optimaal van het evenement te profiteren. Bij het plannen van het evenement mag er geen sprake zijn van een voorkeur voor een van de aanpakken.
Inzichten verzamelen
Het is erg belangrijk dat u uw evenementen evalueert. Zo gaat u na hoe geslaagd het was en kunt u aanpassingen doorvoeren. Met de analytics en inzichten van het Company Webcast-platform kunt u uw follow-up in goede banen leiden en uw netwerk uitbreiden.
Voorbeelden van geslaagde hybride evenementen
Company Webcast organiseert al meer dan tien jaar hybride evenementen. Het weet dus precies wat bedrijven nodig hebben om van deze methode gebruik te maken.
In september 2021 hebben we de Deloitte Best Managed Companies Award Ceremony uitgezonden vanuit het Palazzo Mezzanotte in Milaan.
Behalve de gasten die aanwezig waren op de Italiaanse aandelenbeurs, telde het evenement 115.000 online weergaven, waarvan er 28.000 live weergaven waren. Dit is het perfecte voorbeeld van een groter bereik voor een fysiek evenement door het hybride te maken.
Meer praktische voorbeelden van Company Webcasts oplossingen vindt u in het onderdeel Referenties van deze website.
Hybrid, Virtual or Physical AGM: What Is The Future?
Veelgestelde vragen over hybride evenementen
Wat is het verschil tussen een hybride en een virtueel evenement?
Een virtueel evenement vindt alleen online plaats, terwijl een hybride evenement op locatie en online wordt georganiseerd. U hebt dus persoonlijke en virtuele deelnemers.
Welke waarde voegt een hybride evenement toe?
Met hybride evenementen vergroot u het bereik omdat u sprekers en deelnemers toevoegt die zich op andere locaties bevinden. Deelname heeft een lage drempel, waardoor u meer aanwezigen kunt verwelkomen. Dit type evenement is flexibeler en biedt uw bedrijf bovendien een duurzamere, voordelige optie.
Kan ik hybride evenementen voor relaties met beleggers gebruiken?
Veel grote bedrijven maken gebruik van hybride evenementen, waaronder die mogelijk worden gemaakt door Company Webcast bij gesprekken met aandeelhouders. Van evenementen voor financiële resultaten tot roadshows en Capital Markets Days, deze evenementen zijn ideaal voor relaties met beleggers.
Conclusie
In onze wereld brengt digitale technologie ons dichter bij elkaar. Het is dan ook logisch om ook zo te communiceren met interne en externe stakeholders. Hybride evenementen hebben allerlei overtuigende argumenten: u kunt medewerkers op de hoogte houden van de bedrijfsmissie of bijvoorbeeld gelijktijdig met beleggers wereldwijd communiceren. Klaar om uw platform voor hybride en virtuele evenementen te kiezen? Probeer dan nu Company Webcast voor uw bedrijf.
Referenties en meer leesmateriaal
- De beveiligingsfuncties van Company Webcast
- Wat is hybride werken?
- Forbes over de hybride werkplek
- De werkplek heeft zich verder ontwikkeld
- Uw interne communicatie verbeteren
