De Eerste Kamer heeft in mei 2023 de Wet Toekomst Pensioenen aangenomen. Slechts twee maanden later, in juli, trad de wet in werking. Daarom zijn pensioenfondsen nu druk doende met de implementatie van de regelgeving. Verplicht onderdeel daarvan is het ontwikkelen van een communicatieplan.
Een belangrijk punt van aandacht voor de pensioenaanbieders is hoe zij hun verplichting zullen nakomen om begunstigden over het nieuwe stelsel te informeren. Die willen namelijk graag weten wat de gevolgen van de stelselwijziging voor hen persoonlijk zullen zijn. Dit artikel verschaft inzicht in deze nieuwe wet. Besproken wordt onder andere de termijn waarop een en ander in werking zal gaan treden, de eisen aan de pensioenfondsen, en hoe de communicatiestrategie dient te worden uitgevoerd zodat deze goedgekeurd kan worden door de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
Overzicht van de Wet Toekomst Pensioenen (WTP)
De belangrijkste veranderingen in het pensioenstelsel als gevolg van de WTP omvatten:
- Het vervangen van regelingen op basis van een vastgestelde uitkering door twee nieuwe soorten regelingen op basis van een vastgestelde bijdrage:
- Solidariteitspremieregeling
- Flexibele premieregeling
- Bijdragen worden leeftijdsonafhankelijk, wat betekent dat iedereen een gelijk premiepercentage betaalt.
- Alle opgebouwde pensioenbijdragen worden overgedragen naar een nieuwe regeling, tenzij groepen begunstigden hierdoor aanzienlijk benadeeld worden.
- Het nabestaandenpensioen wordt onafhankelijk gemaakt van dienstjaren. Een partnerpensioen bij overlijden vóór de pensioendatum wordt nu toegestaan op basis van risicodekking.
De reden voor de stelselwijziging is dat de pensioenen nauwelijks groei hebben laten zien tijdens de recente periode van lage rentetarieven. Ook stelt het nieuwe stelsel begunstigden in staat uitsluitend voor zichzelf in te leggen. Het nieuwe systeem zal ze ook helpen precies te begrijpen hoeveel ze hebben bijgedragen. Dit vervangt het huidige systeem waarbij de jongeren direct betalen aan het pensioen van de ouderen.
Het nieuwe stelsel maakt het mogelijk dat pensioenen sneller groeien in goede tijden. Maar omgekeerd kan ook: als het economisch slechter gaat kan dat negatief uitpakken voor de pensioenhoogte. Wel is er een buffer in het stelsel ingebouwd dat moet voorkomen dat een flinke economische crisis niet direct catastrofaal voor de pensioenen uitpakt.
Omdat dit een grote aanpassing van het pensioenstelsel is die alle burgers treft, zijn pensioenfondsen verplicht om een communicatieplan te ontwikkelen. In dat plan moeten ze aangeven hoe ze hun begunstigden gaan informeren over de wijzigingen. Bovendien moeten ze aangeven hoe ze vragen zullen beantwoorden van mensen die willen begrijpen wat de gevolgen van de stelselwijziging voor hen zijn.
Tijdlijn Wet Toekomst Pensioenen (WTP)
Dit is de tijdlijn voor naleving van de WTP:
- 1 januari 2024 – de wettelijke minimumleeftijd om met een pensioenregeling te starten, wordt verlaagd van 21 naar 18
- 1 januari 2025 – afspraken over arbeidsvoorwaarden moeten gemaakt zijn en transitieplannen moeten worden ingediend bij pensioenaanbieders
- 1 juli 2025 – pensioenaanbieders moeten uiterlijk op deze datum hun implementatie- en communicatieplannen klaar hebben
- 1 januari 2028 – nieuwe regelingen en overgangsovereenkomsten moeten geïmplementeerd zijn
Tussen nu en de uiteindelijke deadline op 1 januari 2028 zijn er drie hoofdfasen waar de pensioenfondsen, samen met sociale partners en andere belanghebbenden, doorheen moeten werken:
- Sociale partners overleggen met belanghebbenden om afspraken over de arbeidsvoorwaarden te maken en deze in een transitieplan vast te leggen
- De pensioenaanbieder neemt deze suggesties over in een implementatieplan
- Het implementatieplan treedt vóór 2028 in werking
Communicatievereisten voor pensioenfondsen
Vanwege de grote verandering in de wijze waarop burgers gaan sparen voor hun pensioen, is duidelijke communicatie vanuit de pensioenfondsen cruciaal.
Zo voorziet de wet in de manier waarop begunstigden door de pensioenfondsen bij de veranderingen worden betrokken:
| 150 | Pensioenfondsen moeten schriftelijk een communicatieplan indienen over hoe zij begunstigden zullen informeren over de wijzigingen en de gevolgen van die wijzigingen. Het plan moet de verschillende uitkomstscenario’s communiceren die zich kunnen voordoen als gevolg van de wijzigingen. Dit houdt in dat zowel optimistische als pessimistische scenario’s geïllustreerd worden. Het plan moet ook voorzien in algemene andere relevante informatie met betrekking tot de overgang. |
| 48a | Pensioenverstrekkers moeten transparant zijn in de manier waarop zij omgaan met begunstigden, zodat begunstigden duidelijke, evenwichtige en goed geïnformeerde beslissingen kunnen nemen over het pensioenproduct dat zij kiezen voor hun toekomst. De keuzeomgeving moet hen informeren over de risico’s en kansen met betrekking tot de verscheidenheid aan pensioenen. |
Uw communicatiestrategie uitvoeren
1. Identificeer uw doelgroep
AFM benoemt het identificeren van doelgroepen waarmee u wilt communiceren als een van de vijf prioriteiten bij het ontwikkelen van een communicatieplan. Waarschijnlijk heeft u te maken met veel verschillende soorten begunstigden en niet iedereen zal op dezelfde manier reageren op uw communicatie.
Het officiële advies is om uw begunstigden te segmenteren in afzonderlijke doelgroepen en uw aanpak voor elk van deze groepen op maat te maken.
AFM raadt aan groepen tenminste te segmenteren op basis van leeftijd en status binnen het pensioenplan (bijvoorbeeld: actief, arbeidsongeschikt, gewezen deelnemer, gepensioneerd, enzovoort). Echter, u kunt ook indelen naar werkveld, arbeidssector en elke andere onderscheiding waarvan u denkt dat deze u kan helpen om aan de informatiebehoeften van al uw begunstigden te voldoen.
2. Formuleer kernboodschappen
Als u eenmaal weet met wie u communiceert, kunt u gericht bepalen hoe u uw begunstigden effectief aanspreekt. Elke doelgroep heeft andere informatie nodig over wat de WTP voor hen betekent. En dat vereist dat u voor elk van uw groepen andere kernboodschappen formuleert.
Overweeg wat uw begunstigden nu over de wet moeten weten en wat er voor hen op korte, middellange en lange termijn veranderen gaat. Denk hierbij onder meer aan de beschikbare opties die voorhanden zijn, veranderingen in de manier waarop begunstigden hun pensioenen beheren en andere relevante informatie.
3. Kies de kanalen
De communicatiekanalen die u gebruikt zullen afhankelijk zijn van de doelgroep die u aanspreekt. Oudere burgers geven bijvoorbeeld misschien de voorkeur aan fysieke media verzonden via de post, terwijl jongere deelnemers wellicht beter via social media te bereiken zijn.
Probeer ook te begrijpen hoe doelgroepen met elkaar communiceren en hoe ze informatie ontvangen in andere aspecten van hun leven. Een doelgroep van begunstigden tussen de 25 en 40 jaar, bijvoorbeeld, zal over het algemeen waarschijnlijk makkelijk met digitale communicatiemiddelen overweg kunnen.
Ze zijn al gewend aan vergaderen op afstand, bijvoorbeeld. En online conferenties en presentaties zijn voor ook al een gebruikelijke vorm van informatieoverdracht. Ze vinden het vaak makkelijk dat ze zelf kunnen bepalen wanneer ze de informatie tot zich nemen en via welk medium.
Voor velen binnen deze doelgroep zijn live webcasts en webinars een vertrouwd kanaal om essentiële kennis op te doen.
4. Contentcreatie
Ontwikkel een strategie die u helpt de juiste inhoud voor elk van uw kanalen en doelgroepen te maken. Spits de content toe op zowel het kanaal dat u gebruikt als op het publiek dat u aanspreekt.
Een visuele insteek werkt vaak goed, zet daarom infographics en visuele elementen in om uw punten kracht bij te zetten. Toch kan een deel van uw publiek de voorkeur geven aan diepgaande artikelen of uitvoerige teksten. Anderen zijn wellicht meer betrokken bij audio content zoals podcasts, of reageren beter op berichten op sociale media. Onderschat ook de kracht van video niet: recent onderzoek toont aan dat mensen 75% meer geneigd zijn om een video te bekijken dan dat ze een document, e-mail of online artikel lezen.
Het doel is om al uw begunstigden te bereiken en hen op de hoogte te houden met relevante informatie. Creëer dus content die aansluit bij uw publiek en inspeelt op hun vragen. Verdiep u in wat uw doelgroep bezighoudt en spreek die interesses aan. Verzamel feedback, zet een platform op voor vragen en interactie, probeer de informatievragen van uw publiek te doorgronden en gebruik die inzichten als uitgangspunt voor uw contentcreatie.
5. Maak een tijdlijn
Gebruik de transitietijdlijn om te bepalen wanneer u belangrijke informatie communiceert. Overweeg te beginnen met een overzicht van de meest urgente informatie, waarna deze informatie onderverdeeld kan worden in specifieke onderdelen.
Het is uw taak om ervoor te zorgen dat iedere begunstigde het nieuwe systeem begrijpt zonder overweldigd te raken door een overvloed aan informatie. Pensioenfondsen zijn verplicht om alle deelnemers te bereiken en dat op een manier te doen die hen volledig informeert. Als mensen overladen worden, zijn ze minder geneigd om belangrijke informatie te verwerken.
6. Implementeer het plan en verzamel feedback
Zodra met de uitvoering van het plan begonnen is, is het belangrijk om te evalueren hoe effectief het is en of het nodig is om bij te sturen.
U zult al vroeg merken of uw inspanningen effect hebben. Zijn er interacties op sociale media? Worden uw berichten gedeeld? Zijn de reacties inhoudelijk? Worden de links naar meer informatie bezocht?
Hoewel het vaak mogelijk is om te controleren of uw berichten zijn ontvangen, blijft het een uitdaging om vast te stellen of de inhoud echt is begrepen. Het verzamelen van feedback van uw begunstigden is daarom cruciaal om te beoordelen of uw communicatiestrategie het beoogde effect bereikt.
7. Rapporteer en analyseer
Benut de beschikbare analyse tools om de verrichte inspanningen en hun effectiviteit te documenteren. Met een webcast van Company Webcast kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van een uitgebreide rapportagetool om in detail te analyseren hoe uw publiek heeft gereageerd op uw campagne. Deze informatie is essentieel voor het onderbouwen van uw rapportages aan de AFM, aangezien het bewijst dat u er alles aan heeft gedaan om uw begunstigden van de benodigde informatie te voorzien.
Houd nauwkeurige verslagen bij van al uw inspanningen en de diverse kanalen die u heeft ingezet. Toon ook aan hoe u op basis van feedback van uw strategie de aanpak heeft bijgestuurd.
Wat moeten pensioenfondsen rapporteren op het gebied van communicatie?
| Documentatie van communicatie-inspanningen | Bewaar verslagen van wat er gecommuniceerd is en hoe. Bewaar ook de data en kanalen die gebruikt zijn voor de communicatie. |
| Bereik onder begunstigden | Verzamel gegevens die aantonen hoeveel begunstigden door uw inspanning zijn aangesproken. |
| Betrokkenheid van begunstigden | Data over hoe begunstigen interactie hadden met de communicatie: hoe lang een webcast of webinar is bijgewoond, interacties via engagement-tools et cetera. |
| Samenvatting feedback en vervolgacties | Verzamel de feedback die u van deelnemers heeft ontvangen, inclusief interacties in vraag-en-antwoordsessies. Verzamel ook de resultaten en hoe u uw strategie op basis van deze resultaten heeft aangepast. |
| Bewaartermijn van documenten | Toon aan dat u de communicatieverslagen gedurende de wettelijk bepaalde termijn zult bewaren. |
Veelgestelde Vragen
Wie moet een WTP-transitieplan maken?
Pensioenfondsen en pensioenadministratieorganisaties zijn verplicht een implementatie- en communicatieplan te ontwikkelen over hoe zij begunstigden zullen informeren over de WTP-transitie.
Wat moet er in een transitieplan staan?
Het plan moet in tot in detail beschrijven op welke manier het pensioenfonds zich zal aanpassen aan de nieuwe wet, de opgebouwde pensioenrechten zal beheren en zal voldoen aan wetgeving omtrent gelijke behandeling. Het moet ook een communicatieplan omvatten.
Waarom is een communicatiestrategie belangrijk voor de WTP?
Effectieve communicatie zorgt ervoor dat begunstigden de veranderingen van het pensioenstelsel begrijpen en hoe deze wijzigingen hun toekomstig pensioen gaan beïnvloeden. Daarnaast is zo’n communicatiestrategie wettelijk verplicht.
Conclusie
Het WTP-communicatieplan is essentieel om de omvangrijke systeemverandering soepel te laten verlopen. Het is voor alle aanbieders verplicht om hun communicatieplannen volgens een wettelijk bepaalde tijdlijn uit te voeren en te bewijzen dat ze er alles aan hebben gedaan om de begunstigden volledig te informeren over de veranderingen
Het deskundige team van Company Webcast is uitstekend voorbereid om alle noodzakelijke taken te verrichten voor een succesvolle webcast-levenscyclus, en zorgt voor een optimale gebruikerservaring. Profiteer van onze professionele apparatuur in de studio’s te Amsterdam of Rotterdam, of kies voor een uitzending vanaf een locatie naar keuze. Bovendien heeft u toegang tot geavanceerde rapportagetools en professionele ondersteuning om u gedurende deze overgangsfase bij te staan. Vraag vandaag nog een demo aan.
