6 stappen voor het organiseren van een online town hall meeting in uw bedrijf

Een town hall meeting binnen uw bedrijf biedt u een uitgelezen kans om contact te hebben met uw medewerkers. Deze personeelsbijeenkomsten waren ooit vooral eenrichtingsverkeer – management richting personeel. De tijden zijn echter veranderd. De beste en meest effectieve town hall meetings kennen een levendige dialoog die helpt bij het creëren van gedeelde doelstellingen bij alle medewerkers.

Volgens een Forbes-studie zegt 74% van de medewerkers dat ze hun werkzaamheden effectiever kunnen uitvoeren als ze zich gehoord voelen. Een town hall meeting kan hier een belangrijke rol bij spelen.

Het meer, en beter, betrekken van medewerkers bij hun bedrijf wordt steeds belangrijker, met name in Europa, waar cijfers op het gebied van medewerkersbetrokkenheid volgens marktonderzoeksbureau Gallup stagneren. In de VS stijgen deze cijfers juist.

Een andere factor is het werken op afstand. Het percentage medewerkers in Europa dat werkt vanuit huis is sinds het begin van de coronapandemie gestegen van 5% naar 12%. Dit biedt extra uitdagingen voor bedrijven die contact willen houden met hun medewerkers. Een virtuele town hall meeting kan dan uitkomst bieden.

Wat houdt een virtuele town hall meeting precies in?

Een virtuele town hall meeting is een onlineversie van de traditionele, fysieke bijeenkomst. Het kan een volledig virtueel evenement zijn, dat alle deelnemers op hun eigen device kunnen bijwonen. Er kan ook worden gekozen voor een hybride bijeenkomst die door sommige deelnemers in persoon wordt bijgewoond en door andere op afstand.

Bij de bijeenkomst is meestal het hele bedrijf betrokken. Het biedt de mogelijkheid de medewerkers op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen en iedereen te informeren over de missie en doelstellingen van de organisatie. Medewerkers krijgen bovendien de kans om contact te hebben met het management en punten van zorg onder de aandacht te brengen.

Een virtuele town hall meeting vindt plaats met behulp van videoconferentie- of webcasting-technologie, zoals die van Company Webcast.

Waarom kiezen voor een online town hall meeting?

Er zijn een aantal redenen waarom u kunt kiezen voor een online town hall meeting.

Werken op afstand wordt steeds gebruikelijker en een virtuele bijeenkomst maakt het voor iedereen die niet op kantoor werkt eenvoudiger om deze bij te wonen. Zelfs al voor de pandemie werkten mensen steeds vaker vanuit huis. Een virtuele town hall meeting is simpelweg een afspiegeling van de veranderende manier van werken binnen onze samenleving.
Flexibele werktijden houden bovendien in dat niet iedereen tegelijkertijd aanwezig is op kantoor of in staat is fysiek aanwezig te zijn op het tijdstip en de locatie van het evenement. Wanneer de bijeenkomst bijvoorbeeld om 9 uur ‘s ochtends begint, is het voor ouders die eerst hun kinderen naar school moeten brengen lastig om op tijd aanwezig te zijn. Als ze echter eerst hun kinderen kunnen wegbrengen en vervolgens naar huis kunnen gaan om de bijeenkomst van daaruit virtueel te volgen, is de kans groter dat ze kunnen deelnemen.
Uw medewerkers zijn daarnaast wellicht werkzaam op meerdere locaties. In plaats van hen te laten reizen naar de bijeenkomst om deze fysiek bij te wonen, wat tijd en geld kost voor vervoer en accommodatie, stelt u hen in staat thuis of op hun eigen kantoor in te loggen en deel te nemen. Dit is efficiënter, bespaart het bedrijf kosten en is ook nog eens beter voor het milieu.

Het Grote Webinar Handboek

Nu downloaden

Virtuele versus hybride town hall meeting

Hieronder een vergelijking tussen een volledig virtuele en een hybride town hall meeting:

Volledig virtueel	Hybride
Geen accommodatiekosten Geen tijd kwijt aan het zoeken en boeken van de juiste accommodatie Kan sneller worden georganiseerd Geen reis- en verblijfskosten Wanneer u gevoelige onderwerpen wilt bespreken, hoeft u zich geen zorgen te maken over protesten buiten of binnen	Biedt meer flexibiliteit en gemak omdat medewerkers de optie kunnen kiezen die het beste bij hen past Beide mogelijkheden aanbieden kan het bereik van de bijeenkomst vergroten De accommodatiekosten zijn lager dan bij een volledig fysiek evenement omdat u geen grote zaal nodig heeft Lagere reis- en verblijfskosten dan bij een volledig fysiek evenement

Beide onlineversies van een bedrijfsbijeenkomst hebben als voordeel dat ze ook kunnen doorgaan bij slechte weersomstandigheden. Ook de invloed van wegwerkzaamheden en ongelukken, die tot aanzienlijke vertraging kan leiden bij een volledig fysiek evenement, is minimaal.

Een ander voordeel van zowel een volledig virtuele als een hybride evenement is dat u over een opname beschikt van de bijeenkomst die u via uw intranet beschikbaar kunt stellen voor iedereen die niet aanwezig kon zijn of die achteraf nog een keer wil terugkijken.

Hoe organiseer ik een virtuele town hall meeting?

Kies uw platform

Het platform dat u gebruikt, is belangrijk voor het succes van uw virtuele town hall meeting. Het moet stabiel en veilig zijn en veel verkeer kunnen verwerken, vooral als het een bijeenkomst betreft voor een multinational. Kies voor een tool die specifiek is ontworpen voor dit type evenement, niet voor een eenvoudige videoconferentie-oplossing. Zet gespecialiseerde technologie in die u in staat stelt grootschalige evenementen te streamen.

Deelnemers moeten bovendien op zo eenvoudig mogelijke wijze kunnen inloggen.

Wanneer u op dit moment op zoek bent naar oplossingen voor uw online town hall meeting nodigen wij u graag uit om Company Webcast te proberen. Het platform verzorgt al meer dan 15 jaar probleemloze, professionele webcasts en is ISO-gecertificeerd (27001), wat betekent dat uw gevoelige bedrijfsinformatie veilig is. U kunt polls afnemen en vragen stellen en het systeem beschikt over gebruikersvriendelijke procedures voor registreren, uitnodigen en inloggen.

Definieer het doel van de bijeenkomst

Iedere town hall meeting moet een doel hebben – een reden waarom deze plaatsvindt en een specifiek aandachtsgebied binnen de organisatie waarop deze zich richt. Dit kan een belangrijke zakelijke ontwikkeling zijn, zoals het bespreken van verkoopresultaten of details rondom de lancering van een nieuw product waarvan medewerkers op de hoogte moeten zijn. Het doel van de bijeenkomst kan ook het vergroten van het vertrouwen in het bedrijf of het motiveren van de medewerkers zijn.

Deze doelstelling helpt u bij het opstellen van de juiste agenda, het regelen van de juiste sprekers en het bepalen of u bijvoorbeeld break-outsessies nodig heeft of de deelnemers opdrachten wilt laten uitvoeren.

Stel een datum vast

Stel zo snel mogelijk een datum vast zodat de medewerkers zo lang mogelijk van tevoren op de hoogte kunnen worden gebracht. Bij het bepalen van deze datum en het tijdstip moet u rekening houden met de beschikbaarheid van uw medewerkers. Denk ook na over verschillende tijdzones en medewerkers in landen met een afwijkende werkweek. Plan de bijeenkomst bovendien niet te vroeg of te laat op de dag anders is het voor medewerkers met flexibele werktijden lastig om deze bij te wonen.

Stel eenduidelijk agenda op

Zodra de datum van de bijeenkomst bekend is, kunt u de agenda opstellen. Houd hierbij het doel van de bijeenkomst in uw achterhoofd. Dit helpt u bij het selecteren van de juiste sprekers en het inplannen van presentaties die niet alleen interessant zijn voor de deelnemers, maar waarin u ook de informatie die u wilt delen kunt overbrengen.

Blijf niet te lang bij een onderwerp hangen omdat deelnemers dan hun aandacht verliezen. Probeer ook niet te veel informatie tegelijk te delen. Kies voor twee of drie cruciale punten die gerelateerd zijn aan de doelstelling en focus hierop. De onderwerpen die u bespreekt, moeten waarde hebben voor de medewerkers. Anders bestaat de kans dat ze afgeleid raken en niet langer luisteren.

Verstuur uitnodigingen voor de bijeenkomst

Nadat u de datum en de agenda heeft bepaald, nodigt u de medewerkers uit. Sluit de agenda bij zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en maak duidelijk hoe de bijeenkomst op de dag zelf is georganiseerd. Leg uit hoe de livestream werkt, wat van de deelnemers wordt verwacht tijdens de bijeenkomst en wanneer ze de gelegenheid hebben zelf een bijdrage te leveren. Licht ook de technische vereisten toe, met daarbij informatie over met wie contact kan worden opgenomen bij problemen.

Bereidde presentaties voor

Maak de presentaties zo interessant mogelijk, denk dus verder dan alleen PowerPoint-dia’s. Probeer gebruik te maken van visuals als foto’s en video’s, geluidsfragmenten en andere elementen om de aandacht van het publiek te trekken en vast te houden. Houd het simpel en bied nieuwe informatie waarvan de medewerkers op de hoogte moeten zijn. Teruggrijpen op oud nieuws kan in dit soort situaties een negatief effect hebben.

U kunt zelfs uw medewerkers vooraf vragen wat zij graag zouden willen weten over de onderwerpen die worden besproken. Aan de hand hiervan kunt u de waarschijnlijk meest waardevolle inhoud van de dag voorbereiden.

Wanneer de presentatie klaar is, oefen deze dan zoveel mogelijk zodat deze soepel verloopt op de dag zelf.

Tips voor het organiseren van een online town hall meeting

Houd de inleiding kort en zorg voor een paar ijsbrekers

Om de bijeenkomst momentum te geven, moet de inleiding kort en interactief zijn. Het heeft weinig tot geen nut om het publiek eerst uitgebreid te informeren over wat er gaat gebeuren. Op de eerste plaats omdat ze de agenda al hebben en op de tweede plaats omdat de sprekers direct na de inleiding volgen. Mensen die de bijeenkomst vanuit huis volgen, raken bovendien snel afgeleid als de stream geen interessante informatie biedt.

Wat beter werkt, is beginnen met wat interactieve ijsbrekers. Dit kan een poll zijn, een grappige vraag of een verhaal dat gerelateerd is aan het punt dat u probeert te maken. Een dergelijke inleiding is pakkend en zorgt voor betrokkenheid.

Zet het bedrijf in het zonnetje

U wilt onder uw medewerkers een sfeer creëren van teamgeest en betrokkenheid. Zet daarom hun prestaties en overwinningen in het zonnetje. Benoem de successen van individuen of teams. Benadruk mijlpalen die medewerkers hebben bereikt. Bespreek de bedrijfsresultaten en laat zien dat uw ieders bijdrage hieraan waardeert.

Teamgeest is essentieel en dit is uw kans om deze te helpen ontwikkelen. Onderzoek van Forbes heeft uitgewezen dat medewerkers die met elkaar samenwerken zich 64% langer op hun taak richten dan collega’s die alleen werken. Deze medewerkers voelen zich ook meer betrokken, raakten minder vermoeid en waren succesvoller.

Geef medewerkers een stem

Tijdens uw virtuele town hall moet er plek zijn voor discussies over onderwerpen die belangrijk zijn voor medewerkers. Om die reden raden wij aan tijd te reserveren voor een live vraag- en antwoordsessie. Het is handig om vooraf vragen te laten indienen zodat het managementteam een idee heeft van wat er naar voren kan komen en men zich hierop kan voorbereiden. Medewerkers moeten echter ook de kans krijgen hun vragen live te stellen, ter onderstreping van een bedrijfsbeleid dat transparantie, openheid en eerlijkheid uitstraalt.

Bied leidinggevenden een kans om wat te zeggen

Als de directeur de enige spreker is, kan dit een beperkt beeld van het bedrijf geven. Medewerkers zien graag dat ook leidinggevenden van hun eigen afdeling namens hen het woord voeren. Laat alle hogere managers meedenken over de agenda en laat ze hun eigen nieuws vertellen. Dit zorgt voor een meer inclusieve ervaring.

Bedenk wat een goede frequentie is voor de virtuele town hall meeting

De frequentie van uw virtuele town hall meeting hangt af van de aard van uw bedrijf. Sommige bedrijven organiseren ze ieder kwartaal, andere eens per maand. Wanneer ze te vaak plaatsvinden, zijn mensen minder geneigd tot deelname omdat ze saai of voorspelbaar worden. Als ze echter niet vaak genoeg plaatsvinden, bestaat de kans dat u het momentum verliest van het saamhorigheidsgevoel dat een virtuele town hall kan brengen.

Conclusie

Nu een steeds groter deel van ons leven zich online afspeelt, zijn ook elementen binnen het bedrijfsleven als de town hall meeting aan verandering onderhevig. Online gaan is dan ook een logische stap om deze bijeenkomsten te kunnen organiseren op een wijze die past binnen deze veranderende levensstijl. Het biedt medewerkers die verder weg wonen en niet vaak op kantoor zijn de kans om deel te nemen en zich een gewaardeerd teamlid te voelen. Het brengt ook teams samen die op verschillende locaties werken en past bij medewerkers met flexibele werktijden. Het is daarbij echter cruciaal dat u kiest voor het juiste platform, passend bij uw wensen.

Company Webcast heeft ervaring met het faciliteren van vlekkeloos verlopende online evenementen, met innovatieve peer-to-peer technologie waardoor iedere deelnemer zeker is van een kwalitatief hoogstaande ervaring. Neem hier contact met ons op voor meer informatie.