La tua strategia di comunicazione interna definisce il modo in cui coinvolgi i tuoi dipendenti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business. Fornisce ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno affinché possano dare il loro contributo nel raggiungimento di tali obiettivi, sentendosi coinvolti e valorizzati nel processo. Continua a leggere per scoprire come fornire ciò nel modo più efficace e per trovare un esempio di strategia di comunicazione interna che possa contribuire a ispirare i tuoi dipendenti e dirigenti senior.
Perché elaborare una strategia di comunicazione interna?
Il mondo sta cambiando e le organizzazioni devono tenere il passo per poter affrontare alcune delle sfide più incalzanti del capitale umano:
- L’aumento del lavoro a distanza, spinto dalla pandemia di COVID-19, implica che le forze lavoro siano più eterogenee
- I dipendenti stanno prendendo l’iniziativa nel valutare la loro vita lavorativa. Secondo Deloitte, il 40% dei dipendenti in tutto il mondo sta cercando di cambiare datore di lavoro quest’anno
- Mentre quasi tre quarti dei datori di lavoro considerano “molto importante” il lavoro di squadra e la collaborazione, la Queens University di Charlotte ha rilevato che il 39% dei dipendenti ritiene che non ci sia abbastanza collaborazione all’interno della propria organizzazione.
Un’efficace strategia di comunicazione interna offre i seguenti vantaggi:
- Consente di sviluppare una politica di comunicazione interna coerente e forte che metta insieme il senso di appartenenza a un team e la creazione di un obiettivo condiviso.
- Aiuta a evitare o ridurre al minimo la fuga di talenti e fa sentire i dipendenti parte integrante degli obiettivi strategici dell’azienda.
- Fa sentire i lavoratori valorizzati, rendendoli quindi più produttivi.
- Incoraggia tutti a collaborare, anziché semplicemente a creare una serie di richieste dall’alto verso il basso.
- Crea un ciclo sano di feedback. I leader sono meglio informati sui loro dipendenti e sui loro punti di forza, di debolezza, sulle loro speranze e paure.
- Consente ai manager di rispondere più rapidamente agli eventi e persino di prevenire i problemi prima che si verifichino.
- Rende il tuo ambiente di lavoro più agile perché tutti sono al passo con i progetti in corso. Ciò significa che non hanno bisogno di rimettersi in pari quando qualcosa va storto e possono rispondere in modo consapevole e rapido.
- Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Il tuo staff è sicuro di poter promuovere e supportare i cambiamenti, si sente più connesso agli obiettivi e più a proprio agio nell’affrontare i leader in caso di problemi e per dare suggerimenti.
Quindi, esistono molti motivi per migliorare le tue comunicazioni interne. Diamo un’occhiata a come puoi farlo.
Passi per una migliore strategia di comunicazione interna (IC)
- Esamina le tue attuali pratiche di IC
Dovresti esaminare e verificare la strategia di coinvolgimento dei dipendenti che hai messo in atto e scoprire dove ha successo e dove ha bisogno di miglioramenti.
Si focalizza sulla tua missione aziendale e sui tuoi obiettivi?
Funziona per la struttura della tua organizzazione?
Conoscere le risposte a queste domande ti aiuterà a sviluppare una nuova strategia per essere più efficace ed efficiente.
- Comprendi il tuo pubblico interno
La tua nuova strategia deve funzionare per le persone che fanno parte del tuo team, l’ambiente in cui lavorano e per le cose che le motivano. Ciò sarà diverso per ogni organizzazione e può anche variare in base all’evento. Ad esempio, avrai un pubblico più ampio quando organizzi il town hall meeting della tua azienda, ma molto più ristretto quando pianifichi un webinar di formazione interna per il dipartimento finanziario.
In ogni caso, devi consultare i tuoi dipendenti durante la formulazione del tuo piano di IC. Ciò non presuppone che un formato si adatti a tutti: potresti dover utilizzare varie forme di comunicazione per diverse sezioni della tua forza lavoro.
Considera l’età dei tuoi dipendenti, le loro posizioni, la loro visione dell’attività e qualsiasi altro fattore che potrebbe dettare i metodi specifici di comunicazione per coinvolgerli davvero.
- Stabilisci obiettivi realistici
Non è possibile eseguire un programma di comunicazione interna di successo senza avere obiettivi chiari in vista. Forse ancora più importante, dovrebbe trattarsi anche di obiettivi realistici. Puoi sempre fissare un nuovo obiettivo quando raggiungi quello di partenza, ma devi sempre lavorare su qualcosa che ti faccia interagire al meglio con i dipendenti e creare quell’attenzione di cui hai bisogno.
Pensa al valore che vuoi aggiungere al business e assicurati che sia chiaro perché è utile raggiungerlo. Ciò aiuterà i dipendenti a comprendere le ragioni dell’obiettivo e come possono contribuire a raggiungerlo e sostenerlo.
- Seleziona i tuoi canali di comunicazione interna
Una volta che sai cosa vuoi ottenere con la tua politica, devi decidere come comunicare con i tuoi dipendenti. Ciò potrebbe includere una intranet per il personale, social media, app di messaggistica come Slack, newsletter o qualsiasi altro strumento utilizzato in combinazione.
Sono consigliabili riunioni regolari, in quanto ciò offre ai leader l’opportunità di parlare direttamente con il personale e rispondere alle sue domande.
In questo momento, potrebbe essere difficile pianificare riunioni che coinvolgano tutti i partecipanti a causa del lavoro flessibile e a distanza e dei dipendenti con sede in Paesi e fusi orari diversi, ma le videoconferenze possono essere d’aiuto.
Se hai bisogno di una piattaforma di videoconferenza e webcasting affidabile e professionale per la tua azienda, prova Company Webcast. Fornisce un ambiente sicuro e stabile per riunioni tra più dipartimenti e aggiornamenti di gestione a cui tutti possono partecipare, ovunque si trovino.
- Considera il tempismo
Il tempismo è fondamentale quando si dispensano messaggi ai dipendenti. Se la comunicazione li raggiunge mentre sono occupati, può perdersi nella confusione della situazione. Allo stesso modo, un messaggio dell’ultimo minuto inviato di venerdì pomeriggio corre il rischio di essere ignorato o perso mentre i colleghi concludono il lavoro e vanno via per il fine settimana.
Pianificare in anticipo la comunicazione ti consente di cogliere il momento giusto e di intervenire tempestivamente se non ricevi le risposte che desideri. Puoi anche raccogliere dati su tassi di apertura e risposte che siano di aiuto a pianificare il momento migliore per comunicare.
Tuttavia, tieni presente che molte delle tue comunicazioni interne dovrebbero basarsi sul contesto. Ad esempio, è improbabile che sia efficace l’invio di un messaggio su qualcosa di relativamente innocuo come un drink serale tra colleghi quando tutti stanno lavorando duramente per rispettare una scadenza rigida.
- Crea un modello
Crea un modello che ti aiuti a tracciare gli sforzi di comunicazione con i tuoi dipendenti o scarica un esempio da Internet. Fungendo come una tabella di marcia, questa risorsa ti aiuterà a visualizzare il tuo piano di comunicazione per portarti dalla tua situazione attuale a dove tu e i tuoi principali stakeholder volete essere.
- Misura i tuoi progressi
Puoi misurare i progressi fatti con la tua strategia utilizzando una varietà di metriche. Queste includono visualizzazioni di pagina su articoli intranet, tassi di apertura sulle e-mail e statistiche di coinvolgimento dagli strumenti webinar di Company Webcast, come sondaggi e domande. Monitorandole nel tempo, puoi capire se i tuoi sforzi fatti per coinvolgere i dipendenti hanno avuto successo.
Oltre a questi dati quantitativi, cerca dati qualitativi dai focus group con i dipendenti per scoprire le loro esperienze e cosa puoi fare per migliorare la tua interazione con loro. Queste informazioni sono preziose per le tue comunicazioni interne!
Webinar sulla comunicazione interna
Best practice per le comunicazioni interne
Crea un dialogo
Il coinvolgimento è una strada a doppio senso. Se i dipendenti non si sentono ascoltati, non aderiranno alla tua strategia e ai tuoi obiettivi. Incoraggia la partecipazione, suggerimenti, commenti, domande e altro ancora. Se i membri dello staff non capiscono qualcosa, la messaggistica deve essere modificata leggermente, ma non lo saprai finché non inviti le parti interessate a lasciare un feedback.
Confrontati con i dipendenti
I leader dovrebbero assicurarsi di incontrarsi regolarmente con i dipendenti per discutere gli obiettivi e i traguardi dei prossimi mesi. In questo modo tutti sono informati e lavorano per lo stesso fine. Dimostra che la direzione intende lavorare con i dipendenti, anziché imporre compiti senza spiegazioni o ragioni.
Rendi le cose semplici
Probabilmente ci sono molte cose che ti piacerebbe dire ai tuoi dipendenti, ma l’abilità sta nel distillare ciò in messaggi il più semplici possibile. Troppi messaggi interni, combinati con e-mail esterne, possono sovraccaricare i dipendenti e distrarli dal loro lavoro.
Lascia un po’ di respiro tra i messaggi per consentire ai dipendenti di assimilare ed elaborare le informazioni, soprattutto se una di esse richiede un’azione da parte loro.
Condividi le informazioni
La conoscenza è potere, come si dice, e può certamente essere potente nelle comunicazioni interne. La conoscenza stimola conversazioni e idee, coinvolge i dipendenti che si sentono valorizzati poiché hanno avuto accesso a informazioni preziose. Se stanno accadendo cose entusiasmanti, comunicalo ai tuoi dipendenti. Potrebbero essere in grado di aggiungere suggerimenti che portano le tue comunicazioni interne al livello successivo.
Condividi buone notizie
Le buone notizie possono migliorare il morale e favorire quel senso di appartenenza al team. Se tutti lavorano per un obiettivo comune, possono condividerne il piacere quando qualcosa va bene. Purché tu abbia la certezza che le notizie che stai condividendo siano davvero buone notizie per tutti i soggetti coinvolti, comunicare le tue vittorie è una mossa potente.
Riconosci i successi di dipendenti e team
A tutti piace ricevere elogi per i loro successi, quindi gridali ai quattro venti. Dai ad altri team la possibilità di congratularsi con individui o dipartimenti per un lavoro ben fatto. Parla di questi successi e fai sentire i tuoi dipendenti valorizzati. Non deve per forza trattarsi di qualcosa legata al lavoro! Puoi mettere in risalto i successi che i membri del team hanno ottenuto in tutti i campi.
Incoraggia la comunicazione tra i dipartimenti
La comunicazione interna non è solo un processo dall’alto verso il basso o dal basso verso l’alto, ma dovrebbe funzionare anche tra i dipartimenti. Più ogni dipartimento conosce gli altri, meglio sarà in grado di indirizzare le domande e trovare soluzioni. Le aziende lavorano meglio quando c’è una comprensione tra i dipartimenti e una buona comunicazione interna.
Rendila visiva
I mezzi di comunicazione visiva, come immagini e video, si sono dimostrati più efficaci del testo. Hubspot riporta che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello sono visive e le immagini sono elaborate 60.000 volte più velocemente dal cervello rispetto al testo.
Inoltre, Marketing Sherpa spiega che i video possono aumentare il numero di visitatori dei siti Web di due o tre volte e che raddoppiano il tempo che le persone trascorrono su quelle pagine. Questo mostra il potere che il video ha quando si tratta di aumentare la visibilità e il coinvolgimento; ecco un altro motivo per utilizzare Company Webcast per le tue comunicazioni.
Esempi di strategie di comunicazione interna
| Azienda | Obiettivo | Sviluppi |
|---|---|---|
Tenere aggiornati i dipendenti |
Numerosi webinar interni per tenere aggiornati i dipendenti su tutti gli eventi all’interno dell’azienda. Non solo il CEO (Pieter Elbers) è più visible, ma anche coinvolto all’interno di KLM. Leggi il caso completo del cliente qui. |
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Promuovere una nuova intranet |
Ha utilizzato le informazioni degli utenti registrati per creare poster con fatti divertenti sui membri dello staff. Altri dipendenti hanno dovuto registrarsi e inserire i dettagli del proprio profilo per indovinare l’identità dei membri del team in primo piano, portando all’85% degli utenti attivi sull’intranet. |
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Rinnovare la motivazione dell’azienda |
Eventi di discussione e sondaggi hanno raccolto il feedback dei dipendenti e hanno portato a commercializzare l’impresa come un’azienda che migliora la qualità della vita delle persone, utilizzando lo slogan “costruendo una società, in tutto il Paese”. |
Conclusione
I tuoi dipendenti sono parte integrante del successo del tuo business. Devono accettare i tuoi obiettivi e pianificare per aiutarti a realizzarli. Agiscono come sostenitori della tua organizzazione e della sua cultura aziendale, quindi è importante assicurarsi che si sentano valorizzati e che facciano parte della storia del successo dell’azienda. Essendo coinvolti, i dipendenti restano impegnati e motivati, per non dire anche produttivi.
Per sfruttare questo potere, devi conversare e parlare con loro, ascoltarli e lavorarci insieme. Dai un’occhiata agli esempi di strategia di comunicazione interna sopra riportati per scoprire come le aziende hanno lavorato proficuamente con il proprio personale per arrivare al successo.
Infine, l’utilizzo di webinar e altre comunicazioni video è un modo efficace per interagire con i dipendenti. Se vuoi migliorare questo aspetto delle tue comunicazioni interne, ti invitiamo a provare Company Webcast. La nostra piattaforma è considerata affidabile da aziende leader come Heineken, KPMG e Siemens.
Riferimenti e approfondimenti
- Come organizzare town hall meeting aziendali
- Motivi per migliorare la comunicazione interna
- Studio sulla comunicazione interna di Epicom
- Vantaggi dei webinar
- Lista di controllo dei webinar
- Format per webinar sulla comunicazione interna
