La forza lavoro non è mai stata così diversificata. Se l’orario di lavoro flessibile e il lavoro a distanza stavano già acquisendo rilevanza per i dipendenti prima della primavera del 2020, la pandemia di COVID-19 ne ha accelerato la conversione in nuova normalità.
Molti lavoratori non torneranno mai più in ufficio a tempo pieno, e anche se questa nuova modalità potrebbe renderli più soddisfatti sul lavoro, lascia alle aziende il difficile compito di mantenerli coinvolti, informati e concentrati. Se stai cercando modi efficaci per raggiungere la tua forza lavoro a distanza, i tipi di comunicazione interna e i relativi esempi riportati in questo articolo ti aiuteranno a coltivare una strategia vincente.
I rischi derivanti da una scarsa comunicazione interna sono molteplici. Per esempio:
- Secondo Gallup, il 74% dei dipendenti si sente tagliato fuori dalle novità e dagli aggiornamenti aziendali.
- Secondo un rapporto di IBM, il 72% dei dipendenti dichiara di non comprendere appieno la strategia della propria azienda.
Quando i dipendenti si disimpegnano dall’azienda, la loro produttività può risentirne e, se non comprendono realmente la strategia, possono non impegnarsi verso gli obiettivi corretti.
Semplicemente comunicando in modo più efficace, puoi assicurarti che tutti i dipendenti siano concentrati sugli obiettivi giusti, che si sentano parte dell’azienda e che capiscano perché il management prende le decisioni che prende. In questo modo elimini sospetti e voci di corridoio, e aggiungi un livello di trasparenza che favorisce il rispetto reciproco tra dipendente e datore di lavoro.
I 6 tipi essenziali di comunicazione interna (corredati da esempi)
I datori di lavoro devono attuare vari tipi di comunicazione interna per creare una strategia completa che produca il massimo beneficio per l’azienda. Ecco i tipi essenziali di comunicazione di cui hai bisogno:
1. Comunicazione dalla leadership verso il basso
Costituisce la vera e propria base di gran parte del lavoro di comunicazione interna. Come indicato nelle statistiche di cui sopra, se la leadership non comunica con gli anelli più in basso della catena, i dipendenti non capiscono cosa succede nell’organizzazione o qual è la strategia per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Le informazioni devono passare dai leader ai dipendenti perché tutti i livelli siano tenuti al passo. Raccontando di un periodo in cui stava sviluppando un nuovo prodotto con un piccolo team, Jason Fried, CEO della piattaforma di project management Basecamp, spiega che molti lavoratori non coinvolti nel progetto erano confusi dai frammenti di informazioni che avevano raccolto qua e là. Ha scritto:
“Come leader, è facile dimenticare che quando i dipendenti non hanno una visione ampia, non solo non capiscono il perché del loro lavoro, ma possono anche sentirsi frustrati. È difficile provare un senso di orgoglio e appartenenza quando non si comprende la direzione intrapresa”.
Esempi di comunicazione dalla leadership verso il basso:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Un rapporto sullo stato di avanzamento è un aggiornamento regolare sulle attività in corso nell’azienda, finalizzato a informare tutti sulla situazione attuale, sugli eventuali ostacoli, sui successi ottenuti e su quale sarà la fase successiva. In questo modo il personale viene allineato, indipendentemente che partecipi o meno all’attività in questione, e tutti hanno una visione d’insieme. Oltre a essere utilizzati per informare, possono anche stimolare i dipendenti impegnati in altre attività a fornire un input, magari apportando una soluzione innovativa. |
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Aggiornamenti sul business |
L’aggiornamento sul business è più che altro una panoramica dell’azienda nel suo complesso e delle questioni che la riguardano. Può essere utilizzato sia per celebrare i successi che per identificare le sfide, ed è fondamentale per migliorare la trasparenza tra la leadership e la forza lavoro. |
2. Comunicazione dai dipendenti verso l’alto
Così come è importante che i dipendenti ricevano informazioni aggiornate dai manager di alto livello, i leader devono anche ascoltare il feedback dei dipendenti. Che si tratti di ascoltare le sfide dei sistemi attuali o i risultati del lavoro di collaborazione tra i dipartimenti, la comunicazione dal basso verso l’alto o la comunicazione verso l’alto possono contribuire a identificare soluzioni e a sviluppare nuovi processi a vantaggio dell’azienda.
Le esperienze di coloro che lavorano “sul campo” sono preziose per l’azienda, in quanto queste persone sono nella posizione migliore per capire cosa funziona e cosa deve essere migliorato. Inoltre, queste persone hanno a che fare con questi sistemi ogni giorno, a differenza della leadership. Per tale motivo il management dovrebbe promuovere la cultura della comunicazione dai dipendenti verso i loro superiori.
Esempi di comunicazione dai dipendenti verso l’alto:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Forum di discussione |
La presenza di forum di discussione nella rete intranet aziendale consente ai dipendenti di porre direttamente domande e di ricevere risposte. I dipendenti possono segnalare dubbi e problemi, oltre a riferire eventuali successi. Si tratta di un metodo molto utile che aiuta i leader a tenersi al passo con gli eventi all’interno dell’azienda. |
Sondaggi e votazioni |
È possibile utilizzare sondaggi e votazioni per comprendere svariati argomenti, dalla soddisfazione dei dipendenti alle loro opinioni sulla strategia aziendale. Questi strumenti aiutano a coinvolgere i dipendenti e ti consentono di comprendere i problemi che si trovano ad affrontare. Grazie a Company Webcast, puoi aggiungere sondaggi e votazioni ai webinar di comunicazione interna. Ciò ti consente di raccogliere opinioni in tempo reale da gran parte della forza lavoro di approfondire il punto di vista dei dipendenti da un unico spazio (virtuale). |
Webinar sulla comunicazione interna
3. Comunicazione peer-to-peer
Promuovere la discussione tra colleghi è un ottimo modo per consentire la collaborazione. Se vi sono linee di dialogo aperte in tutta l’azienda (spesso chiamate “comunicazione laterale”), i problemi possono essere discussi e risolti più rapidamente. Questo tipo di comunicazione riunisce le risorse e l’esperienza accumulata dalla forza lavoro a vantaggio dell’organizzazione.
Ciò favorisce la solidarietà e la mentalità di squadra, a tutto vantaggio del morale. A sua volta, può portare a un aumento della produttività e a una maggiore soddisfazione sul lavoro. Inoltre, quando i dipartimenti comunicano liberamente tra loro, è più facile mantenere i progetti in carreggiata, perché tutti capiscono a che punto sono gli altri nel processo, con meno dossi e sorprese sgradite lungo il percorso.
Esempi di comunicazione peer-to-peer:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Hub di comunicazione |
Disporre di un hub di comunicazione, come una piattaforma di messaggistica a cui i dipendenti possono accedere da remoto, aiuta a facilitare la comunicazione peer-to-peer. Tale hub dovrebbe essere dotato degli strumenti, degli aggiornamenti e dei canali di comunicazione a loro necessari per poter collaborare con i colleghi ovunque si trovino. |
App di social media |
Poiché la maggior parte delle persone possiede un account sui social media, l’uso delle app per la comunicazione peer-to-peer ha senso. L’utilizzo di WhatsApp, di un gruppo privato su Facebook o di un’altra piattaforma simile per la collaborazione consente alle persone di essere sempre aggiornate, come sono normalmente abituate a fare nella loro vita quotidiana. |
Collaborazione su progetti |
L’utilizzo di uno strumento di collaborazione su progetti come Asana crea un modo più strutturato di ospitare la comunicazione interna tra colleghi. È possibile impostare canali diversi per progetti diversi, nonché aggiungere date di scadenza e altre funzioni che aiutano a mantenere i progetti in carreggiata. |
4. Comunicazione delle informazioni
La comunicazione delle informazioni è la distribuzione di documenti a cui un dipendente può dover accedere durante la sua vita lavorativa. Dovrebbe esistere un archivio di queste importanti politiche e pratiche aziendali, che possa essere utilizzato sia dai dipendenti che lavorano dall’ufficio che a distanza.
Esempi di comunicazione delle informazioni:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Posizionamento del marchio |
Un dipendente potrebbe aver bisogno di controllare le linee guida sul posizionamento del marchio dell’azienda quando lavora a un progetto. Queste informazioni devono essere facilmente reperibili per garantire che tutto ciò che l’azienda rende pubblico rimanga coerente con i suoi obiettivi e la sua immagine. |
Politiche RU |
È essenziale che le tue politiche RU siano accessibili a tutti i dipendenti, così che questi ultimi possano avere accesso a tutte le informazioni necessarie, dalle ferie alle procedure in caso di malattia e alle vertenze sindacali. |
5. Comunicazione della cultura
Peter Ashworth, direttore marketing di Humanity One, afferma che “una solida cultura organizzativa può differenziare nettamente un’azienda dai suoi concorrenti agli occhi dei suoi stakeholder”. Il modo per instillare questa cultura è assicurarsi che venga comunicata liberamente in tutta l’azienda.
La ricerca dimostra che esiste una chiara connessione tra cultura aziendale e performance finanziaria, quindi assicuratevi che tutti i dipendenti abbiano accesso a tutte le informazioni rilevanti.
Esempi di comunicazione della cultura:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Dichiarazioni di missione e valore |
Le dichiarazioni di missione e valore possono essere riportate su documenti, firme elettroniche, cartelloni, schermate di accesso o in qualsiasi altro luogo in cui siano visibili ai dipendenti. Questa visibilità mantiene tutti concentrati sulla missione dell’azienda. |
Procedure di onboarding |
Comunicare la cultura aziendale durante il processo di onboarding assicura che i nuovi assunti comprendano le aspettative prima di iniziare a lavorare. Il loro ruolo inizia da una conoscenza approfondita del funzionamento interno dell’azienda. |
6. Comunicazione di crisi
Gli altri tipi di comunicazione interna sono relativi alla raccolta di informazioni per fornire aggiornamenti o alla fornitura di uno spazio per individuare risorse esistenti. La comunicazione di crisi consiste nell’informare il maggior numero possibile di colleghi nel più breve tempo possibile e deve essere una parte cruciale della tua strategia di comunicazione interna. Devi munire la tua azienda di processi, strategie e sistemi che consentano di comunicare efficacemente durante le crisi, affinché tutti sappiano come reagire e cosa fare una volta terminato lo stato di crisi.
L’agilità nel reagire agli eventi critici può fare la differenza tra la capacità di gestire la situazione con danni minimi e la difficoltà a competere.
Esempi di comunicazione di crisi:
| Esempio | Dettagli |
|---|---|
Comunicare le procedure di salute e sicurezza ai dipendenti |
Quando sono entrate in vigore le prime restrizioni legate al COVID-19, le aziende dotate di una buona comunicazione di crisi sono riuscite a mobilitare i team affinché lavorassero da casa in modo efficace, riducendo al minimo i problemi di salute e lo stress. |
Costruire una strategia di comunicazione interna
- Prendi in esame la tua vecchia strategia e cerca di capire cosa funziona e cosa deve essere migliorato.
- Mantieni gli elementi funzionanti e valuta come renderli ancora più efficaci. Per esempio, potresti organizzare riunioni in presenza, ma potresti anche aumentare la partecipazione e il coinvolgimento trasmettendole via webcast.
- Identifica le metriche chiave che desideri misurare, e monitorale per capire se la tua strategia sta riuscendo. Ad esempio, potresti aumentare il coinvolgimento dei dipendenti o la loro soddisfazione. Questi elementi sono misurabili e ti indicano se la tua strategia sta andando nella giusta direzione.
- Fornisci al tuo team gli strumenti necessari per il successo. Potrebbe trattarsi di uno strumento di gestione dei progetti, come Monday, o dell’accesso a una piattaforma professionale per webinar interni, come Company Webcast.
- Valuta e migliora. Questo aumenterà sempre più l’efficacia della comunicazione.
Domande frequenti
Cosa ottimizza la comunicazione interna?
Un’ottima comunicazione interna è caratterizzata da iniziative e piattaforme che consentono all’azienda di raggiungere e coinvolgere il maggior numero possibile di dipendenti. Questo li fa sentire coinvolti e apprezzati dall’azienda, e consapevoli di avere a disposizione tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
A chi spetta la comunicazione interna?
Potresti avere un team di comunicazione interno che si occupa di organizzare la logistica della strategia aziendale, ma anche i manager svolgono un ruolo fondamentale. I manager producono l’impatto più diretto sulla forza lavoro di qualsiasi altra figura aziendale, pertanto dovrebbe essere loro responsabilità trasmettere la tua strategia di comunicazione interna ai dipendenti.
Tutti i membri dell’organizzazione hanno un ruolo da svolgere, poiché sia la comunicazione verso il basso che quella verso l’alto sono importanti affinché l’intero sistema funzioni all’unisono. Il coinvolgimento dei dipendenti vale in entrambe le direzioni.
Quali sono i migliori canali di comunicazione interna?
Sebbene sia difficile sceglierne solo alcuni, possiamo affermare che il canale video presenta un grande potenziale non realizzato, essendo estremamente efficace per la comunicazione interna. Gli studi dimostrano che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello è di tipo visivo, e che le immagini vengono elaborate molto più rapidamente del testo scritto nelle e-mail, ad esempio. Si tratta inoltre di un canale più coinvolgente, in quanto chi guarda un video trattiene il 95% delle informazioni trasmesse.
Conclusione
Poiché non è possibile avere sempre il 100% del personale in sede, dobbiamo far nostro il lavoro a distanza e in modalità ibrida. Sebbene questo comporti delle difficoltà nel comunicare lo stesso messaggio a tutti i dipendenti contemporaneamente, realizzarlo è possibile. Ci auguriamo che i tipi di comunicazione interna e gli esempi sopra descritti ti aiutino a farti un’idea più precisa di ciò che puoi implementare nella tua organizzazione.
La tecnologia ci permette di inviare messaggi istantaneamente, di collegarci ai server da remoto e di comunicare anche via video. Questo richiede un aggiornamento dei precedenti metodi di comunicazione interna, ma le aziende che abbracciano questo approccio remoto e ibrido alla comunicazione aziendale ne raccoglieranno i frutti.
Un modo per aumentare l’impatto della comunicazione interna nell’attuale mondo del lavoro da remoto e ibrido consiste nell’utilizzare webcast e webinar.
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Bibliografia e approfondimenti
