Come Creare Una Strategia Di Comunicazione Esterna Vincente

In un mondo in cui siamo sempre più connessi con amici, colleghi e aziende, è fondamentale disporre di una strategia di comunicazione esterna che ci renda parte della conversazione. Se non si è costantemente presenti, si perdono clienti a favore di concorrenti che non hanno timore a farsi conoscere.

Steve Harvey dell’agenzia creativa Fabrik Brands di Londra definisce una solida strategia di comunicazione esterna come segue:

“Le strategie di comunicazione esterna sono i metodi che utilizzi per catturare l’attenzione del pubblico… che danno inizio a una conversazione con il mondo al di là della tua attività. Di conseguenza comprendono tutti i mezzi, dal marketing sui social media alle presentazioni per gli azionisti e al servizio clienti.”

La differenza tra comunicazione esterna e campagne di marketing mirate è che la prima mira a far conoscere il marchio a un pubblico più ampio, mentre la seconda è destinata a un pubblico specifico.

Tuttavia, può rivelarsi difficile adottare il giusto approccio ad ampio raggio. Come afferma la società di pubbliche relazioni statunitense Rave Agency:

“Comunicando semplicemente il tuo messaggio a un vasto pubblico senza alcuna strategia… probabilmente mancherai l’obiettivo. I brand hanno bisogno di una comunicazione efficace per sopravvivere. Perché la comunicazione sia efficace, è necessario definire una strategia con obiettivi ben definiti.”

Questo ci porta al prossimo argomento. Scopriamo in che modo puoi fare la differenza per la tua organizzazione e creare una strategia di comunicazione esterna vincente.

Cos’è oggi la comunicazione esterna?

La comunicazione esterna è il tentativo di parlare a quante più persone possibile della tua attività. Deve riflettere gli interessi del tuo pubblico di destinazione. Tenendo presenti questi aspetti, deve contenere i seguenti elementi:

Pianificazione della crisi

Alcune organizzazioni hanno gestito la pandemia meglio di altre. Aziende come la spagnola Banco Santander hanno mostrato al mondo la loro agilità e hanno dimostrato il loro impegno per il benessere dei dipendenti. Hanno permesso a tutti i 26.000 dipendenti spagnoli di lavorare da casa prima che il governo annunciasse il lockdown. Questo è stato un segno di una pianificazione esperta della crisi, che avrà sicuramente un ruolo chiave nelle strategie di comunicazione a tutti i livelli, soprattutto dopo gli eventi degli ultimi due anni.

Nuova presentazione al pubblico

La pandemia ha cambiato il modo in cui la maggior parte di noi vive e lavora. Interagiamo con i marchi in modo diverso rispetto a prima di marzo 2020, quindi ora è il momento di ripresentarsi come azienda. Anche se non puoi più fare affidamento sulla fedeltà dei clienti precedente all’era del coronavirus, sussistono opportunità di attirare molti nuovi potenziali clienti per il tuo marchio.

Sostenibilità

Le questioni inerenti alla sostenibilità sono prioritarie per i clienti, per cui devi mostrare loro che sei sulla stessa lunghezza d’onda. Questo aspetto è stato confermato da un recente studio McKinsey:

“I consumatori europei vogliono una maggiore attenzione alla sostenibilità e all’ambiente e vogliono che le parti interessate del settore agiscano di conseguenza.”

Se hai intenzione di indirizzare i consumatori verso il tuo marchio, devi mostrare in che modo stai adottando un modo di lavorare più ecologico e rispettoso dell’ambiente e come prevedi che ciò influisca sulla lotta al cambiamento climatico e fattori di rischio simili.

Diversità e inclusione

L’omicidio di George Floyd da parte di un ufficiale di polizia bianco a Minneapolis, negli Stati Uniti, ha riportato in primo piano il tema della segregazione razziale. Da quell’incidente, con le conseguenti proteste del Black Lives Matter, la discussione si è ampliata includendo interrogativi sui progressi della società in termini di diversità e inclusione. Ne sono scaturiti dibattiti non solo sulla razza, ma anche sull’uguaglianza di genere, sul trattamento delle persone con disabilità, sui diritti LGBTQ e su altri argomenti.

È logico che un’azienda rifletta la società in cui opera e l’ampia base di clienti che desidera attirare. Pertanto, la diversità e l’inclusione costituiranno un aspetto sempre più importante delle comunicazioni esterne.

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Come sviluppare una strategia di comunicazione esterna

Definire la missione

La missione è la stella polare di una strategia di comunicazione. Guida nella giusta direzione. Ogni volta che pensi a un messaggio da inviare nel mondo, devi verificare che sia in linea con i valori e gli obiettivi instillati nella tua dichiarazione di intenti per garantire la necessaria coerenza.

Definire l’obiettivo

Decidi cosa vuoi ottenere con la tua strategia. L’obiettivo potrebbe essere l’aumento dei clienti, la costruzione del marchio o un motivo completamente diverso. Devi capire perché stai comunicando in modo da capire come realizzare tale obiettivo.

Imparare a conoscere il pubblico

Le comunicazioni esterne generalmente si rivolgono a un pubblico vasto, ma all’interno di quel pubblico occorre concentrarsi sui diversi gruppi con cui si desidera parlare. Non è possibile comunicare allo stesso modo con tutti. I contenuti dei siti web o dei testi pubblicitari rivolti agli investitori devono essere diversi da quelli rivolti ai clienti. Investitori e clienti sono entrambi importanti, ma desiderano ascoltare informazioni diverse e in modo diverso. Ricorda con chi stai comunicando prima di inviare qualsiasi messaggio.

Analizza la situazione attuale della tua organizzazione

Per sapere come procedere, devi capire dove ti trovi. Tre elementi chiave possono aiutarti a valutare la tua situazione attuale. Eccoli:

Fattori PEST: gli elementi politici, economici, sociali e tecnologici che potrebbero influire positivamente o negativamente sulla tua attività. Calcola come gestiresti il cambiamento di uno di essi in modo da poter essere agile se il cambiamento si verifica.
Fattori SWOT: quali sono i tuoi punti forti, i tuoi punti deboli, le opportunità e le minacce? Come puoi comunicare i tuoi punti di forza, correggere i tuoi punti deboli, sfruttare al meglio le tue opportunità e trasformare le minacce in altre opportunità?
Concorrenti: posizionati rispetto ai tuoi concorrenti nel modo più obiettivo possibile. Come ti valuti rispetto a loro? Cosa stanno facendo che tu non fai e viceversa?

Stabilisci il tuo tono di voce

I migliori piani di comunicazione esterna sono immediatamente riconoscibili come provenienti dal marchio in questione. Ecco perché devi sviluppare per i tuoi messaggi un tono di voce che riassuma ciò che è e fa il tuo marchio, in modo da coinvolgere le persone a cui desideri rivolgerti. Non copiare i tuoi concorrenti. Creane uno tuo.

Scegli le piattaforme giuste per la distribuzione

Non ha senso cercare di utilizzare gli stessi messaggi chiave su ogni piattaforma e rete disponibile. Sprecheresti tempo prezioso, mentre dovresti concentrarti sui mezzi che possono raggiungere meglio il pubblico con cui vuoi interagire.

Per i clienti potresti utilizzare articoli di blog, profili di social media come Facebook, Instagram o Twitter, podcast, storie basate sui tuoi comunicati stampa. Per gli investitori potresti provare con video, newsletter o webinar.

Coinvolgi clienti e dipendenti

Sia i clienti che i dipendenti possono essere ottimi ambasciatori della tua attività. Hanno accesso ai social media dove possono fornire consigli tramite il passaparola.

Un cliente soddisfatto che condivide la sua esperienza online può essere indispensabile per le tue comunicazioni esterne. I suoi amici, familiari e follower si fideranno della sua esperienza di prima mano più di qualunque tipo di messaggio del marchio.

I tuoi dipendenti hanno notizie esclusive interne all’azienda, quindi i loro consigli mostrano agli altri che sono orgogliosi di lavorare nell’organizzazione.

Stabilisci come misurare il successo

Per capire quanto sia efficace la tua strategia, devi essere in grado di misurare i tuoi progressi verso i tuoi obiettivi. In caso contrario, non saprai quando andare avanti con un piano e quando cambiare rotta per una strategia di comunicazione esterna più efficace. Scegli KPI che ti consentano di misurare l’impatto della tua strategia di comunicazione.

Suggerimenti per migliorare la tua strategia di comunicazione esterna

Sii comprensibile

Ai clienti piace sentirsi ascoltati e visti, quindi cerca di metterti nei loro panni quando comunichi con loro. Gli investitori vogliono sapere che comprendi le loro speranze e le loro paure. Ascolta i diversi destinatari dei tuoi messaggi e scopri le loro preoccupazioni, i loro interessi e loro sensazioni. Quindi, rifletti ciò che hai appreso nel tuo messaggio.

Non devi percorrere una strada a senso unico. Assicurati di rispondere al feedback in modo che diventi una conversazione e che i tuoi destinatari si sentano inclusi.

Apprendi il valore della ripetizione

Vuoi assicurarti che le persone ricordino il messaggio del tuo marchio, quindi devi continuare a proporlo. Semplicemente questo. A tal fine, però, deve cercare sempre nuovi modi per comunicare quel messaggio in modo da non infastidire il pubblico.

Sii conciso e chiaro

Le persone hanno da fare. Non vogliono leggere lunghi rapporti o ascoltare podcast che durano più a lungo del loro tragitto giornaliero. E non vogliono perdere tempo a cercare di capire gerghi e linguaggi tecnici inutili.

I tuoi messaggi devono essere brevi, precisi e facili da capire. Stai cercando di far conoscere il tuo marchio, non di inondare le persone con informazioni inutili.

Offri sempre valore

Potenziali clienti e investitori possono perdere interesse in aziende le cui comunicazioni non offrono alcun valore. Il messaggio viene presto dimenticato se non aggiunge nulla al destinatario. Se il messaggio non è interessante, non fa pensare, non risolve un problema, non fornisce moneta sociale da trasmettere agli amici o non arricchisce in altro modo chi lo sta leggendo, guardando o ascoltando, non centrerà il bersaglio.

Allinea le comunicazioni interne ed esterne

Quando si tenta di creare un’identità del marchio coerente per la propria attività, è necessario il contributo delle parti interessate, sia interne che esterne. Non ha senso creare un’immagine del marchio solo esternamente se poi i clienti che interagiscono con i dipendenti scoprono che questa cultura aziendale è solo un’immagine. Tutti hanno bisogno di investire nel messaggio per renderlo autentico.

Se comunichi i valori del tuo marchio internamente sul luogo di lavoro, saranno riconosciuti anche da un pubblico esterno. I dipendenti devono sentire che i messaggi lanciati dall’azienda riflettono anche la loro esperienza per agire come ambasciatori del marchio per l’azienda.

Conclusione

Creare una strategia di comunicazione esterna coerente può essere difficile, ma è incredibilmente utile. Dal momento che il mercato offre innumerevoli scelte, i clienti e gli investitori devono sapere cosa rappresenti, come puoi migliorare le loro vite e perché dovrebbero fare acquisti con te o comprare le tue azioni. Distinguersi dalla massa è fondamentale, così come assicurarsi di comunicare con gli interessati utilizzando i canali di comunicazione esterni che hanno maggiori probabilità di raggiungerli e ascoltare anche ciò che hanno da dire.

Ci auguriamo di averti aiutato a trovare qualche idea per procedere. Se desideri coinvolgere clienti e azionisti con comunicazioni video di qualità, sicure e professionali, prova Company Webcast.