Une réunion du personnel est l’occasion idéale pour les organisations de renforcer la motivation de leurs employés. Ces réunions sont traditionnellement des évènements basés sur une communication à sens unique – la direction délivre un message à l’intention du personnel. Toutefois, les choses évoluent. Les réunions du personnel les plus efficaces consistent désormais en un dialogue constructif visant à définir un ensemble d’objectifs communs pour tous les employés.
Selon une étude de Forbes, 74 % des employés déclarent être plus efficaces dans leur travail lorsqu’ils se sentent écoutés. La réunion de l’entreprise est donc une occasion privilégiée pour concrétiser cette attente.
Pour les entreprises, il devient de plus en plus important d’impliquer les employés sous diverses formes et à multiples occasion. En particulier en Europe, où l’institut de sondage Gallup a indiqué que les taux d’engagement des employés ont stagné. En revanche, aux États-Unis, ces taux continuent à augmenter.
Le travail à distance joue aussi un rôle à cet égard. En Europe, le pourcentage de travailleurs à domicile est passé de 5 % à 12 % depuis l’apparition de la pandémie de COVID-19, ce qui entraîne des problèmes supplémentaires pour les organisations, qui cherchent à motiver leurs employés. La réunion d’entreprise revêt alors une signification particulière.
Qu’est-ce qu’une réunion d’entreprise exactement ?
Une réunion du personnel virtuelle est une variante en ligne de l’événement traditionnel en présentiel. Il peut s’agir d’une réunion entièrement virtuelle à laquelle tous les participants se connectent sur leurs appareils. Une autre possibilité consister à proposer un événement hybride lors duquel certaines personnes assistent en direct et d’autres à distance.
Cette réunion implique généralement l’ensemble de l’entreprise. Elle permet d’informer le personnel sur les développements les plus récents et de s’assurer que tous les collaborateurs sont en phase avec la mission et les objectifs généraux de l’entreprise. La réunion du personnel donne la possibilité aux employés d’entrer en contact avec la direction et de clarifier tout sujet de préoccupation.
Une réunion du personnel virtuelle se déroule à l’aide d’une technologie de vidéoconférence ou de webcasting, telle que celle de Company Webcast.
Pourquoi organiser la réunion du personnel en ligne ?
Plusieurs raisons justifient la tenue d’une réunion du personnel en ligne.
- Le travail à distance est une pratique de plus en plus courante et un événement virtuel permet à ceux qui travaillent à distance d’assister plus facilement à la réunion. Même avant la pandémie, le travail à distance devenait de plus en plus fréquent. Une réunion virtuelle reflète simplement ce changement dans notre mode de travail.
- De même, en raison de la flexibilité des horaires de travail, tous les collaborateurs ne sont pas sur place au même moment ou ne sont pas en mesure d’assister physiquement à une réunion au moment prévu. Par exemple, si vous organisez votre réunion du personnel à 9 heures du matin, il sera difficile pour les parents, qui en général commencent leur journée de travail plus tard, d’arriver à temps à la réunion physique, car ils doivent d’abord déposer leurs enfants à l’école. Toutefois, dans le cas d’une réunion virtuelle, il est probable qu’ils puissent rentrer chez eux à temps pour participer à la version virtuelle.
- Il se peut également que certains de vos employés travaillent sur différents sites. Plutôt que de leur demander d’assister en personne à l’événement et de dépenser de l’argent pour le voyage et l’hébergement, vous leur permettez de se connecter depuis leur domicile ou leur bureau pour y participer. Ils peuvent ainsi utiliser leur temps de manière plus efficace, ils font des économies pour l’entreprise tout en contribuant à la protection de l’environnement.
Réunion du personnel virtuelle ou hybride
Voici une comparaison entre les réunions du personnel entièrement virtuelles et les réunions du personnel hybrides :
| Entièrement virtuelles | Hybrides |
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Ces deux types de réunions du personnel en ligne peuvent se dérouler même en cas de conditions météorologiques défavorables. Elles risquent peu d’être affectées par les incidents tels que les travaux routiers et les accidents, qui pourraient entraîner des retards considérables lors de réunions en présentiel.
Avec des événements entièrement virtuels et hybrides, vous disposez d’un enregistrement de la réunion que vous pouvez conserver et mettre à disposition sur l’intranet de vos employés pour ceux qui n’ont pas pu y assister ou pour ceux qui le souhaitent.
Comment planifier une réunion du personnel virtuelle ?
- Choix de votre plateforme
La plate-forme que vous utilisez est déterminante pour le succès de votre réunion du personnel virtuelle. Elle doit être stable, sécurisée et capable de supporter un trafic important, en particulier si vous travaillez pour une entreprise multinationale. Vous devez rechercher un outil spécialement créé pour ce type d’événements, plutôt qu’une simple solution de vidéoconférence. Vous devez avoir accès à la technologie spécialisée qui vous permet de diffuser des événements de grande envergure.
L’utilisation doit également être aussi simple que possible pour les utilisateurs.
Si vous considérez actuellement les solutions pour votre réunion du personnel en ligne, nous vous invitons à tester Company Webcast. Cette plateforme propose d’excellents webcasts professionnels depuis plus de 15 ans et est certifiée ISO (27001), ce qui signifie qu’elle peut assurer la sécurité de vos informations sensibles. Vous pouvez organiser des sondages et poser des questions. Vos participants bénéficieront d’une expérience utilisateur simple avec des procédures d’inscription, d’invitation et de connexion faciles.
- Définition de l’objectif de votre réunion
Chaque réunion du personnel doit avoir un objectif – un motif et un thème spécifique. Il peut s’agir d’un développement commercial majeur, comme la discussion des chiffres commerciaux, ou des détails que les employés doivent connaître sur le lancement d’un nouveau produit. Vous pouvez également vouloir renforcer la confiance au sein de l’entreprise ou motiver les employés.
L’objectif vous aide à définir l’ordre du jour adéquat, à choisir les intervenants et à déterminer si vous avez besoin de séances en petits groupes ou d’exercices, par exemple.
- Détermination d’une date
Veuillez déterminer une date pour la réunion dès que possible afin d’informer le personnel aussi vite que possible. Pour choisir l’heure et le jour, vous devez tenir compte de la disponibilité de votre personnel. Pensez aux différents fuseaux horaires et aux employés qui travaillent dans des pays avec une semaine de travail différente de la vôtre. Pensez également à l’heure de la réunion, ne l’organisez pas ni trop tôt ni trop tard afin de ne pas exclure les travailleurs avec des horaires flexibles.
- Élaboration d’un ordre du jour clairement structuré
Une fois la date de l’événement connue, vous pouvez établir l’ordre du jour de la réunion tout en respectant l’objectif. Vous pourrez alors définir les intervenants et planifier les présentations de sorte à assurer un intérêt soutenu des participants et à leur transmettre les informations voulues.
Veillez à ne pas trop vous attarder sur un domaine particulier, pour éviter tout relâchement de l’intérêt des participants. Ne recherchez pas non plus à transmettre un maximum d’informations. Choisissez plutôt deux ou trois domaines décisifs en rapport avec l’objectif et concentrez-vous sur ces objectifs. Les sujets que vous abordez doivent apporter une valeur ajoutée aux employés. Sinon, ils pourraient être désintéressés et cesser d’écouter.
- Envoi desinformations pour la réunion
Une fois la date et l’ordre du jour fixés, il est temps d’informer votre personnel. Envoyez l’ordre du jour avec les thèmes qui seront abordés et le déroulement de l’événement. Vous devez expliquer le fonctionnement du flux en direct, ce qui sera attendu des participants pendant la réunion et comment ils pourront y participer. Précisez également les conditions techniques requises pour participer à la réunion, ainsi que les coordonnées des personnes à contacter en cas de problème.
- Préparation de votre présentation
Les présentations doivent être aussi attrayantes que possible, il est donc préférable de ne pas se limiter aux diapositives. Essayez d’inclure des éléments visuels, tels que des images et des vidéos, du son et d’autres éléments pour attirer l’attention du public. Restez simple et transmettez de nouvelles informations. En revenant sur de vieux sujets que les employés comprennent déjà, vous risquez de lasser vos auditeurs dans de telles situations.
Vous pouvez même demander à l’avance aux employés quelles informations ils aimeraient obtenir sur les sujets abordés. Cela vous permettra de préparer un contenu extrêmement pertinent pour le jour J.
Une fois que la préparation est prête, n’oubliez pas de vous entraîner plusieurs fois pour assurer un déroulement parfait le jour même.
Outil de communication interne : le webinaire
Conseils pour organiser la réunion du personnel en ligne
Après une brève introduction, prévoyez des activités brise-glace
L’introduction doit être courte et interactive pour donner le coup d’envoi de la réunion. Il est inutile de passer beaucoup de temps à expliquer aux participants ce qui va se passer, car ils en ont déjà pris connaissance dans l’ordre du jour et sont sur le point d’écouter la présentation des intervenants. Si le contenu ne leur apporte aucune valeur ajoutée, les employés qui regardent la réunion depuis leur domicile risquent d’être rapidement distraits.
Pour briser la glace, prévoyez des activités interactives, comme un sondage, une question amusante ou une histoire liée au sujet que vous souhaitez aborder. Une telle introduction attire immédiatement l’attention en impliquant le public.
Célébrer les succès de l’entreprise
Vous souhaitez créer une ambiance d’union et de communauté avec votre personnel, alors célébrez les prestations réalisées et les succès. Mentionnez les réussites des individus ou des équipes. Soulignez les étapes franchies par les membres du personnel. Parlez des résultats de l’entreprise et montrez que vous appréciez le travail effectué par chacun.
L’esprit d’équipe est essentiel et il vous incombe de contribuer à le développer. Forbes a constaté que les employés travaillant en équipe restaient sur leurs tâches 64 % plus longtemps que leurs pairs travaillant seuls. Ces employés présentent également des niveaux d’engagement plus prononcés, de niveaux de fatigue plus faibles et des taux de réussite plus élevés.
Donner la parole au personnel
La réunion annuelle virtuelle de votre entreprise doit offrir la possibilité de discuter des sujets qui intéressent les employés. C’est pourquoi nous recommandons de prévoir une session de questions-réponses en direct. Il est certainement utile de demander les questions à l’avance, pour donner une idée à la direction des thèmes à aborder et lui permettre de se préparer et de montrer l’engagement de l’entreprise en matière de transparence, d’ouverture et d’honnêteté.
Donner voix au chapitre aux responsables de service
L’organisation de l’ensemble de l’évènement par la direction donne une vue restreinte de l’entreprise. Les membres du personnel veulent que les responsables de service aient la possibilité de s’exprimer en leur nom. En permettant à ces responsables de participer à la planification de l’ordre du jour et aux interventions, vous renforcez le sentiment d’appartenance des employés et leur expérience de la réunion.
Choisir la fréquence adéquate des réunions virtuelles du personnel
La fréquence de vos réunions virtuelles du personnel dépend de la nature de votre entreprise. Certaines entreprises les organisent une fois par trimestre, d’autres une fois par mois. Si vous les organisez trop souvent, les gens seront moins enclins à y assister, car elles risquent de ne plus présenter d’intérêt. En revanche, si vous les organisez trop rarement, le sentiment de communauté suscité par une réunion virtuelle risque de se perdre.
Conclusion
L’évolution des évènements en ligne entraîne un changement sur les divers aspects de la vie professionnelle, tels que la réunion du personnel de l’entreprise. La mise en ligne s’inscrit dans la logique de notre nouveau mode de travail et d’interaction tout en offrant la possibilité aux membres du personnel qui vivent plus loin et ne se rendent pas sur le lieu de travail de participer et de se sentir comme un membre apprécié de l’équipe. Elle permet également de rapprocher les équipes dispersées sur différents territoires et s’inscrit dans la logique des travailleurs aux horaires flexibles. Toutefois, il est essentiel que vous choisissiez la plate-forme adaptée à vos besoins.
Company Webcast possède une large expérience dans l’organisation d’événements en ligne, avec une technologie innovante de type « peer-to-peer » garantissant à tous les participants une expérience de qualité. Contactez-nous ici pour davantage d’informations.
Références et autres articles
- Évènements hybrides
- Qu’est-ce qu’un webcast ?
- Communication interne solutions de webinaires
- Forbes on employee engagement (Forbes sur la motivation des salariés)
- Employee engagement in Europe (Motivation des salariés en Europe)
- Webinar format: Relations Investisseurs
