Les équipes n’ont jamais été aussi dispersées. Les agendas flexibles et le télétravail avaient déjà pris une certaine importance dans la vie des employés avant le printemps 2020. Toutefois, la pandémie de COVID-19 a renforcé la transition pour les imposer comme la norme.
Nombreux sont les employés qui ne reviendront jamais au bureau à plein temps. Cependant, même si cela peut permettre aux personnes de s’épanouir à leur poste, cela oblige leurs employeurs à trouver de nouvelles façons de préserver leur motivation, de les tenir au courant des évolutions et de maintenir leur concentration sur les objectifs. Si vous recherchez de nouvelles approches efficaces pour rester connecté à vos employés en télétravail, il est utile de connaître les types de communication interne et les exemples présentés dans cet article pour développer une stratégie gagnante.
Il existe également de nombreux risques liés à une communication interne négligée. Par exemple :
- 74 % des employés ont le sentiment de passer à côté des actualités et des informations liées à l’entreprise, selon Gallup.
- 72 % des employés affirment ne pas comprendre totalement la stratégie de leur entreprise, selon le rapport IBM.
Lorsque des employés se détachent de l’évolution de l’activité, cela peut affecter leur productivité. S’ils ne saisissent pas véritablement la stratégie, ils peuvent avoir du mal à atteindre les objectifs attendus.
Rien qu’avec une communication plus efficace, vous pouvez faire en sorte que tous les employés se concentrent vers les bons objectifs, qu’ils se sentent impliqués dans leur rôle et qu’ils comprennent les raisons des décisions prises par la direction. Vous neutraliserez la suspicion et les rumeurs et favoriserez la transparence, source de respect mutuel entre les employés et les employeurs.
Les six types de communication interne essentiels (avec des exemples)
Les employeurs doivent adopter plusieurs types de communication interne afin de créer une stratégie complète qui optimise les avantages au profit de l’entreprise. Voici les types de communication essentiels qui vous seront utiles :
1. Communication de la direction aux employés
C’est la base de la plupart de vos initiatives de communication interne. Comme nous l’avons souligné avec les statistiques précédentes, sans communication provenant de la direction, les employés ne seront tout simplement pas au courant de la position et de l’évolution de l’entreprise, ni de la stratégie pour atteindre les objectifs de l’organisation.
Les dirigeants doivent transmettre les informations aux employés en continu pour que tout le monde soit informé. Évoquant l’époque où il développait un nouveau produit avec une petite équipe, Jason Fried, PDG de la plateforme de gestion de projet Basecamp, raconte que de nombreux employés impliqués dans le projet ne s’y retrouvaient pas avec les bribes d’informations qu’ils devaient récolter. Son témoignage :
« En tant que dirigeant, il est facile d’oublier que les employés n’ont pas la même perspective globale. Ils peuvent ne pas forcément voir l’intérêt de leur travail, mais au-delà de cela, ils peuvent ressentir une véritable frustration. Il est difficile de maîtriser son travail et d’en être fier si l’on ne comprend pas la visée. »
Exemples de communication de la direction aux employés :
| Exemple | Détails |
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Un rapport de progrès est une mise à jour régulière sur les tâches en cours au sein de l’entreprise. Il vise à ce que chacun comprenne sa place, sa motivation, ses succès et les prochaines étapes. Les employés peuvent se mettre au diapason, qu’ils soient impliqués dans le projet spécifique ou non. Chacun dispose d’une vue d’ensemble. En plus de leur utilité pour transmettre les informations, les rapports peuvent susciter des propositions des employés sur d’autres projets, au profit d’une solution innovante potentielle. |
|
Actualités de l’entreprise |
Les actualités de l’entreprise ne se limitent pas à une vue globale sur l’organisation dans son ensemble et les problèmes rencontrés. Vous pouvez l’utiliser pour célébrer les réussites, ainsi que pour identifier les défis. C’est un élément important pour plus de transparence entre la direction et les employés. |
2. Communication des employés aux supérieurs
Tout comme il est important que les employés soient au courant des dernières informations auprès de la direction, les dirigeants doivent aussi être à l’écoute des retours des employés. Qu’il s’agisse de prendre conscience des problématiques sur les systèmes actuels ou des résultats des efforts collaboratifs au sein des services, la communication des employés aux supérieurs, ou ascendante, peut aider à trouver des solutions et développer de nouveaux processus dans l’intérêt de l’entreprise.
Les expériences des personnes qui travaillent « sur le terrain » sont précieuses pour l’entreprise, parce qu’elles sont mieux placées pour savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Elles travaillent sur ces systèmes au quotidien avec une perspective différente de celle de la direction. C’est pourquoi les supérieurs devraient encourager une culture favorisant la communication ascendante.
Exemple de communication des employés aux supérieurs :
| Exemple | Détails |
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Forums de discussion |
Disposer de forums de discussion au sein de l’intranet de votre entreprise vous permet de poser des questions directes et d’obtenir des réponses auprès de votre personnel. Les employés peuvent signaler les problèmes et les préoccupations, mais aussi indiquer ce qui fonctionne. C’est une méthode importante pour aider les dirigeants à comprendre la situation de l’entreprise. |
Sondages et votes |
Vous pouvez faire appel à des sondages et des votes pour connaître la satisfaction des employés et les opinions sur la stratégie de l’entreprise. Ces outils renforcent l’engagement des employés et vous permettent de comprendre les problèmes auxquels ils font face. Avec Company Webcast, vous pouvez proposer des sondages et des votes lors des webinaires pour la communication interne. Grâce à cela, vous pouvez recueillir les opinions en temps réel et mieux prendre conscience du point de vue des employés, lorsqu’une grande partie de ceux-ci travaille dans le même espace (virtuel). |
3. Communication entre collègues
Encourager la discussion entre collègues est un excellent moyen de développer la collaboration. Avec des lignes de communication au sein de l’entreprise, ce qu’on appelle souvent la « communication latérale », les problèmes peuvent être abordés et résolus plus rapidement. Ce type de communication regroupe les ressources et les expériences accumulées de votre personnel au profit de l’organisation.
Cela favorise la camaraderie et l’esprit d’équipe, bénéfiques pour le moral du personnel. En conséquence, cela peut renforcer la productivité et la satisfaction dans son travail. De plus, lorsque les services s’expriment librement, il est plus facile de mener les projets à leur fin, car chacun est au courant de l’avancée des autres ; les obstacles et les mauvaises surprises en cours de route sont plus rares.
Exemples de communication entre collègues :
| Exemple | Détails |
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Centre de communication |
Un centre de communication, comme une plateforme de discussion instantanée, auquel les employés ont accès à distance, facilite la communication entre collègues. Il doit intégrer les outils, les mises à jour et les canaux de communication nécessaires pour la collaboration entre les employés quel que soit l’endroit où ils travaillent. |
Applications des réseaux sociaux |
Étant donné que la majorité des gens ont accès à des comptes sur les réseaux sociaux, il est logique d’exploiter ces applications pour la communication entre collègues. Grâce à WhatsApp, un groupe Facebook privé ou une autre plateforme similaire pour la collaboration, vos employés peuvent être au courant des dernières informations via les moyens auxquels ils sont habitués dans la vie courante. |
Collaboration pour un projet |
L’utilisation d’un outil de collaboration pour un projet, tel qu’Asana, assure la communication interne entre les collègues de manière plus structurée. Vous pouvez configurer différents canaux pour une variété de projets, et même ajouter des délais et d’autres éléments garantissant la bonne exécution des projets. |
Outil de communication interne : le webinaire
4. Communication des informations de l’entreprise
La communication des informations de l’entreprise correspond la distribution de documents dont un employé peut avoir besoin au travail. Il peut s’agir d’un répertoire pour les politiques et pratiques importantes de l’entreprise, accessible aux employés sur place ou à distance.
Exemples de communication des informations de l’entreprise :
| Exemple | Détails |
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Positionnement de la marque |
Un employé peut avoir besoin de vérifier les règles de positionnement de la marque de l’entreprise dans le cadre d’un projet. Ces informations doivent être facilement accessibles afin d’assurer que tout ce que l’entreprise rend public soit cohérent et corresponde à ses objectifs et son image. |
Politiques RH |
Il est très important que vos politiques RH soient accessibles à tous les employés pour qu’ils puissent vérifier leurs droits aux jours de congés ou les procédures en cas de maladie ou de plainte. |
5. Communication sur la culture d’entreprise
Selon Peter Ashworth, directeur du marketing chez Humanity One, « une solide culture d’entreprise peut clairement mettre en avant une entreprise par rapport à ses concurrents auprès des parties prenantes ». Pour bien transmettre cette culture, il faut s’assurer qu’elle soit diffusée librement au sein de l’ensemble de l’entreprise.
Les études indiquent qu’il existe un lien clair entre la culture d’entreprise et les performances financières. Il est donc important que tous les employés aient accès à toutes les informations pertinentes.
Exemples de communication sur la culture d’entreprise :
| Exemple | Détails |
|---|---|
Mission et déclarations de valeur |
La mission et les déclarations de valeur peuvent apparaître via des documents, des signatures dans les e-mails, des affiches, des écrans de connexion sur les ordinateurs ou tout autre endroit visible par les employés. Grâce à cette visibilité, tous les employés peuvent prendre en compte la mission de l’entreprise. |
Procédures d’intégration du personnel |
La communication de la culture d’entreprise au cours du processus d’intégration permet aux nouveaux arrivants de connaître les attentes avant de commencer à travailler. Ils ont déjà assimilé l’approche du travail interne à l’entreprise dès le début de leur rôle. |
6. Communication de crise
Les autres types de communication interne concernent la collecte d’informations pour donner des nouvelles ou mettre à disposition un espace permettant d’accéder à des ressources existantes. La communication de crise nécessite de pouvoir informer le plus de collègues le plus tôt possible. C’est un élément crucial de votre stratégie de communication interne. Vous devez disposer de processus, de stratégies et de systèmes établis pour vous permettre de communiquer efficacement lors d’une crise et de faire en sorte que tout le monde sache comment réagir et adopter les actions utiles.
La réaction agile face à des événements critiques peut faire la différence pour savoir gérer une situation en limitant les dommages au lieu de se laisser distancer par la concurrence.
Exemples de communication de crise :
| Exemple | Détails |
|---|---|
La communication des procédures de santé et de sécurité auprès des employés |
Lorsque les premières mesures face au COVID-19 ont été prises, les entreprises ayant adopté une bonne communication de crise ont pu mobiliser les équipes pour travailler à domicile de manière efficace et réduire les risques sanitaires et le stress. |
Élaboration d’une stratégie de communication interne
- Examinez votre ancienne stratégie et déterminez les points efficaces et ceux devant être améliorés.
- Conservez les éléments efficaces et déterminez une approche pour optimiser leur efficacité. Par exemple, vous organisez peut-être des réunions participatives en présentiel auprès des équipes, alors qu’il est possible d’élargir le nombre de participants et leur implication avec des formats en ligne.
- Identifiez les indicateurs clés à mesurer et assurez leur suivi pour savoir si votre stratégie atteint ses objectifs. Il est conseillé de développer la motivation des employés ou leur satisfaction, par exemple. Ils sont mesurables et vous indiqueront si votre stratégie avance dans la bonne direction.
- Fournissez aux équipes les outils nécessaires pour réussir. Il peut s’agir d’un outil de gestion de projet, tel que Monday, ou de l’accès à une plateforme professionnelle pour les webinaires en interne, à l’instar de Company Webcast.
- Évaluez et améliorez. Vous profiterez ainsi d’une communication toujours plus efficace.
FAQ
Qu’est-ce qui définit une bonne communication interne ?
Une bonne communication interne compte des initiatives et des plateformes permettant à l’entreprise d’atteindre et d’échanger avec le plus d’employés possible. Le personnel peut ainsi se sentir impliqué et valorisé au sein de l’entreprise, car il est tenu au courant de toutes les informations nécessaires.
Qui devrait être garant des communications internes ?
Vous pouvez compter sur une équipe dédiée pour organiser la logistique de votre stratégie, mais les responsables hiérarchiques jouent également un rôle majeur. Au niveau de l’entreprise, leur rôle est celui qui a l’impact le plus direct sur les employés. De ce fait, ils devraient être en charge de la diffusion de la stratégie de communication interne à leur échelle auprès de vos employés.
Cependant, tout le monde au sein de l’organisation a un rôle à jouer, à la fois dans la communication descendante et ascendante, toutes aussi importantes pour le bon fonctionnement du système. L’engagement des employés marche dans les deux sens.
Quels sont les meilleurs canaux de communication interne ?
Il est difficile de simplement en choisir quelques-uns, mais la vidéo a un potentiel immense, car son efficacité est considérable pour la communication interne. Les études rapportent que 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles. Les éléments visuels sont traités bien plus rapidement que les textes, comme lorsque vous lisez un e-mail, par exemple. Elle est également plus stimulante, car les spectateurs retiennent 95 % des informations partagées dans une vidéo.
Conclusion
Alors qu’il devient de plus en plus rare de revoir l’intégralité de vos équipes réunie à un seul endroit en présentiel, nous devons tout miser sur le travail à distance et hybride. Malgré les obstacles pour communiquer le même message à tous les employés en simultané, cela reste un défi réalisable. Nous espérons que les types de communication interne et les exemples présentés vous aideront à déterminer les moyens de les mettre en place au sein de votre entreprise.
La technologie nous permet de transmettre un message instantanément, de nous connecter à des serveurs à distance et de communiquer via la vidéo. Pour cela, il faut améliorer les anciennes méthodes de communication interne. Cependant, les entreprises qui adoptent une communication professionnelle adaptée au travail à distance et hybride seront celles qui obtiendront les meilleurs résultats.
Pour améliorer l’impact de votre communication interne dans un environnement de travail à distance et hybride, vous pouvez faire appel aux webcasts et aux webinaires.
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Références et lectures complémentaires
- Raisons d’améliorer votre communication interne
- Pourquoi organiser des évènements hybrides? Avantages, technologie et plus encore
- Communication Interne d’AstraZeneca
- Communication Interne d’Heineken
