Votre stratégie de communication interne définit la manière dont vous motivez vos employés à atteindre les objectifs de l’entreprise. Elle fournit à vos collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour jouer leur rôle dans la réalisation de ces objectifs, tout en les impliquant et en les valorisant au cours du processus. Découvrez dans ce document comment mettre en œuvre cette stratégie le plus efficacement possible et pour trouver un exemple de stratégie de communication interne qui puisse inspirer les employés et les cadres.
Pourquoi développer une stratégie de communication interne ?
Le monde évolue et les organisations doivent suivre le rythme pour pouvoir relever certains défis de taille en matière de ressources humaines :
- L’augmentation du travail à distance, stimulée par la pandémie de COVID-19, signifie que les effectifs sont plus disséminés.
- Les employés prennent les devants et reconsidèrent leur vie professionnelle. 40% des employés dans le monde envisagent de changer d’employeur cette année, selon le cabinet Deloitte.
- Alors que près des trois quarts des employeurs considèrent le travail en équipe et la collaboration comme « très importants », Queens University of Charlotte rapporte que 39 % des employés jugent que la collaboration n’est pas suffisante au sein de leur organisation.
Une stratégie de communication interne efficace propose les avantages suivants :
- Permet d’élaborer une politique de communication interne cohérente et forte, qui donne aux employés le sentiment de faire partie d’une équipe et de travailler à un objectif commun.
- Permet d’éviter ou de minimiser la fuite des talents et donne aux employés le sentiment de faire partie intégrante des objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Les employés se sentent valorisés. Les employés valorisés sont plus productifs.
- Encourage l’ensemble du personnel à coopérer et ne se restreint pas à simplement à transmettre une série d’exigences imposées par le management.
- Crée un retour d’information constructif. Les dirigeants sont mieux informés sur leurs employés, leurs points forts, leurs points faibles, leurs attentes et leurs craintes.
- Permet aux responsables de réagir plus rapidement aux événements et même de prévenir les problèmes avant même qu’ils ne surviennent.
- Rend votre poste de travail plus flexible, car chacun est au courant des projets en cours. Les employés n’ont pas besoin de se renseigner en cas de problème et peuvent réagir de manière compétente et rapide.
- Renforce l’engagement des employés. Votre personnel a la certitude de pouvoir initier et soutenir les changements, a une meilleure compréhension des objectifs et est plus à l’aise pour aborder les problèmes et les suggestions avec les dirigeants.
Il existe donc de nombreuses raisons d’améliorer votre communication interne. Examinons comment vous pouvez procéder.
Le Grand Manuel du Webinaire
Étapes pour une meilleure stratégie de communication interne (CI)
- Examiner vos pratiques actuelles en matière de CI
Vous devez revoir et passer en revue la stratégie que vous avez mise en place pour l’engagement des employés et déterminer ses points forts et ses potentiels d’amélioration.
Est-elle axée sur la mission et les objectifs de votre entreprise ?
Est-elle adaptée à la structure de votre organisation ?
En connaissant les réponses à ces questions, vous pourrez élaborer une nouvelle stratégie pour davantage d’efficacité et de cohérence.
- Comprendre les motivations de votre audience interne
Votre nouvelle stratégie doit être adaptée aux personnes qui composent votre équipe, à l’environnement dans lequel elles travaillent et aux facteurs qui les motivent. Elle sera différente selon l’organisation et peut même varier selon l’événement. Par exemple, votre audience sera beaucoup plus large lorsque vous organiserez la réunion annuelle de votre entreprise, mais elle sera beaucoup plus restreinte dans le cas d’un séminaire de formation interne destiné au service financier.
Quel que soit le cas, vous devez consulter vos employés lorsque vous élaborez votre plan de CI. Il ne s’agit pas d’une formule unique – vous devrez peut-être avoir recours à différentes formes de communication pour différents groupes au sein de votre personnel.
Tenez compte de l’âge de vos employés, de leur lieu de travail, de leur vision de l’entreprise et de tout autre facteur susceptible de déterminer les méthodes de communication spécifiques avant leur mise en œuvre concrète.
- Définir des objectifs réalistes
Vous ne pouvez pas mener à bien un programme de communication interne sans avoir des objectifs clairs en vue. Et surtout, ces objectifs doivent être réalistes. Vous pouvez toujours déterminer un nouvel objectif une fois que vous atteignez votre objectif initial, mais vous devez toujours définir un objectif à atteindre afin de motiver vos employés et de créer le cadre dont vous avez besoin.
Réfléchissez à la valeur que vous voulez apporter à l’entreprise. Assurez-vous que le personnel a compris pourquoi il est intéressant de réaliser cette valeur ajoutée. Les employés connaîtront ainsi les tenants et les aboutissants et sauront ainsi comment ils peuvent contribuer à atteindre cet objectif et à le soutenir.
- Sélectionner les canaux de communication internes
Une fois que vous savez ce que vous souhaitez atteindre avec votre politique, vous devez décider comment communiquer avec vos employés. Vous pouvez avoir recours à l’Intranet, aux médias sociaux, aux applications de messagerie , aux newsletters ou à tout autre outil, voire combiner ces outils.
Il est conseillé de tenir des réunions régulières, car les dirigeants ont alors l’occasion de s’adresser directement aux collaborateurs et de répondre à leurs questions.
Certes, il peut actuellement être difficile de planifier des réunions pour l’ensemble du personnel en raison de la flexibilité du travail, du travail à distance et des employés basés dans des pays et des fuseaux horaires différents, mais la vidéoconférence peut apporter une solution à cet égard.
Si vous avez besoin d’une plateforme de vidéoconférence et de webcasting fiable et professionnelle pour votre entreprise, testez Company Webcast. Cette entreprise fournit un environnement sûr et stable pour des réunions entre divers services et des réunions d’information de la direction auxquelles l’ensemble des employés peuvent participer, quel que soit leur emplacement.
- Examiner le planning
Le choix du moment est essentiel pour diffuser des messages aux employés. Si le message est envoyé pendant une période chargée, il risque de passer inaperçu. De même, l’envoi d’un message à la dernière minute, un vendredi après-midi, risque d’être ignoré ou oublié par les collègues qui terminent leur journée et partent pour le week-end.
Planifier la communication à l’avance vous permet de choisir le bon moment et de faire un suivi en temps utile si vous ne recevez pas les réponses souhaitées. Vous pouvez également recueillir des données sur les taux d’ouverture des messages et les réponses afin d’aider à planifier le meilleur moment pour communiquer.
Cependant, gardez à l’esprit qu’une grande partie de votre communication interne doit être basée sur le contexte. L’envoi d’un message sur un évènement de seconde importance, comme un apéritif pour le personnel, alors que tout le monde met les bouchées doubles pour respecter un délai serré, a peu de chance d’être efficace, par exemple.
- Créer un modèle
Vous pouvez créer un modèle pour vous aider à organiser vos efforts de communication avec les employés ou télécharger un exemple à partir d’Internet. Cette ressource vous aidera à visualiser votre plan de communication. Elle fera office de feuille de route en vous montrant comment évoluer à partir de votre situation actuelle vers celle que vous et vos principales parties prenantes souhaitez atteindre.
- Mesurer vos progrès
Vous pouvez mesurer les progrès de votre stratégie avec plusieurs indicateurs. Il s’agit notamment des pages consultées sur les articles de l’intranet, des taux d’ouverture des e-mails et des statistiques d’engagement provenant des outils de webinaire de Company Webcast, tels que les sondages et les questions. En les suivant dans le temps, vous pouvez déterminer si vous avez réussi à motiver vos employés.
En plus de ces données quantitatives, recherchez des données qualitatives issues de groupes de discussion avec les employés pour connaître leurs expériences et les choses que vous pouvez faire pour améliorer votre engagement envers eux. Ces informations sont précieuses pour votre communication interne !
Meilleures pratiques pour les communications internes
Établissez un dialogue
L’implication est une action à double sens. Si les employés ne se sentent pas écoutés, ils n’adhéreront pas à votre stratégie et à vos objectifs. Encouragez la participation, les suggestions, les commentaires, les questions et autres. Si les membres du personnel ne comprennent pas quelque chose, c’est que le message doit être modifié, mais vous ne le saurez pas si vous n’avez pas demandé l’avis des parties prenantes.
Consultez les employés
Les dirigeants doivent s’assurer qu’ils rencontrent régulièrement les employés pour discuter des objectifs à atteindre au cours des mois à venir. Tout le monde reste ainsi informé et concentré sur la même finalité. La direction montre ainsi qu’elle s’efforce de travailler avec les employés, au lieu de leur imposer des tâches sans explication ni raison.
Restez simples
Il y a probablement beaucoup de choses que vous aimeriez dire à vos employés, mais l’art consiste à transmettre ces messages sous une forme aussi simple que possible. Une avalanche de messages internes, combinés aux courriels externes peuvent surcharger les employés et les distraire de leur travail.
Espacez vos messages pour permettre aux employés de digérer et de traiter l’information, en particulier si celle-ci nécessite une action de leur part.
Partagez les connaissances
La connaissance, c’est le pouvoir, comme on dit. Elle peut certainement être puissante en matière de communication interne. La connaissance suscite des conversations et des idées, elle motive les employés qui se sentent valorisés, car ils ont eu accès à des informations précieuses. N’oubliez pas d’informer vos employés en cas d’évènements intéressants. Ils pourront peut-être ajouter des suggestions qui feront évoluer votre communication interne vers un niveau supérieur.
Communiquez les bonnes nouvelles
Les bonnes nouvelles peuvent améliorer le moral et favoriser le sentiment d’appartenance à une équipe. Si une équipe travaille à un objectif commun, les membres peuvent partager le sentiment de satisfaction en cas de réussite. Si vous êtes certain que l’information à partager est une bonne nouvelle pour toutes les personnes concernées, la communication de vos réussites génèrera un puissant élan à toute l’équipe.
Témoignez votre reconnaissance aux équipes et aux employés
Tout le monde apprécie de recevoir des éloges pour le travail réalisé, alors faites-en part. Donnez aux autres équipes la possibilité de féliciter des individus ou des services pour le travail réalisé. Parlez de ces réussites et faites en sorte que vos employés se sentent valorisés. Il n’est même pas nécessaire que ces succès soient liés au travail ! Vous pouvez mettre en avant les victoires des membres de votre équipe dans toutes sortes de domaines.
Encouragez la communication entre les services
La communication interne n’est pas seulement un processus descendant ou ascendant, elle doit aussi fonctionner entre les services. Mieux un service est informé, plus il sera en mesure d’orienter les demandes et de trouver des solutions. Les entreprises profitent énormément de la bonne entente et d’une bonne communication interne entre les services.
Visualisez les informations
Les informations visuelles, comme les images et les vidéos se révèlent plus efficaces que des textes. La plateforme Hubspot indique que 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles. Le cerveau traite les informations visuelles 60 000 fois plus rapidement que des informations écrites.
En outre, Marketing Sherpa explique que les vidéos peuvent multiplier par deux ou trois le nombre de visiteurs d’un site web et qu’elles doublent la durée passée par les internautes sur ces pages. La vidéo possède ainsi un potentiel considérable pour accroître la visibilité et l’engagement, ce qui est une raison supplémentaire d’utiliser Company Webcast pour vos communications.
Exemples de stratégies de communication interne
Voici quelques exemples de stratégies de communication efficaces :
| Entreprise | Objectif | Actions |
|---|---|---|
Information des employés |
De multiples webinaires internes pour informer les employés sur tous les événements de l’entreprise. Non seulement le PDG (Pieter Elbers) est plus visible, mais aussi plus impliqué au sein de KLM. Lire le témoignage complet du client ici. |
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Promotion d’un nouvel Intranet |
Les informations fournies par les utilisateurs inscrits ont permis de créer des affiches présentant des faits amusants sur les membres du personnel. Les autres employés devaient s’inscrire et remplir leur profil pour deviner l’identité des membres de l’équipe présentés, ce qui a conduit à 85 % d’utilisateurs actifs sur l’intranet. |
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Renouveler le sens de la mission de l’entreprise |
Des événements de discussion et des sondages éclair ont permis de recueillir les commentaires des employés et de représenter l’entreprise comme une société qui améliore la qualité de vie des gens, en utilisant le slogan « building society, nationwide ». |
Conclusion
Vos employés font partie intégrante de la réussite de votre entreprise. Ils doivent adhérer à vos objectifs et à votre plan afin de vous aider à les réaliser. Ils sont les ambassadeurs de votre organisation et de sa culture d’entreprise. Il est donc important de s’assurer qu’ils se sentent valorisés et qu’ils participent à la réussite de l’entreprise. L’implication des employés assure leur engagement et leur motivation, sans parler de leur productivité.
Pour exploiter ce potentiel, vous devez échanger avec eux, leur parler, les écouter et travailler ensemble. Jetez un coup d’œil aux exemples de stratégie de communication interne ci-dessus pour découvrir comment les entreprises ont réussi à travailler avec leur personnel et favoriser leur réussite.
Enfin, l’utilisation de webinaires et autres communications vidéo est un moyen efficace de dialoguer avec vos employés. Si vous souhaitez améliorer cet aspect de vos communications internes, nous vous invitons à tester Company Webcast. Des entreprises renommées, comme Heineken, KMPG et Siemens, font confiance à notre plateforme.
Références et autres articles
- Comment organiser des réunions du personnel
- Etude sur la communication interne Epicom
- Avantages des webinaires
- Liste de contrôle pour webinaire
- Les webinars pour la Communication Interne
