Wie können Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie verbessern?

Ihre interne Kommunikationsstrategie legt fest, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen, damit sie Ihnen dabei helfen Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Die Strategie gibt Ihren Mitarbeitern die Instrumente an die Hand, die sie benötigen, um ihren Teil zur Erreichung dieser Ziele beizutragen. Außerdem gibt sie den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie in den Prozess einbezogen sind und wertgeschätzt werden. Lesen Sie weiter, um so zu erfahren, wie Sie dies am effektivsten umsetzen können und um ein Beispiel für eine interne Kommunikationsstrategie zu finden, das dabei helfen kann Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte zu inspirieren.

Warum eine interne Kommunikationsstrategie entwickeln?

Die Welt verändert sich und die Unternehmen müssen mit diesen Veränderungen Schritt halten, um einige der dringendsten Herausforderungen im Bereich Human Capital bewältigen zu können:

Die Zunahme von Remote Work (Fernarbeit), welche durch die COVID-19-Pandemie ausgelöst wurde, bedeutet, dass die Mitarbeiter weiter voneinander getrennt sind.
Die Arbeitnehmer übernehmen die Führung bei der Bewertung ihres Arbeitslebens. Laut Deloitte wollen 40% der Arbeitnehmer weltweit in diesem Jahr ihren Arbeitgeber wechseln.
Während fast drei Viertel der Arbeitgeber Teamarbeit und Zusammenarbeit als „sehr wichtig“ einstufen, stellte die Queens University of Charlotte fest, dass 39% der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass es in ihrem Unternehmen nicht genug Zusammenarbeit gibt.

Eine effektive interne Kommunikationsstrategie bietet die folgenden Vorteile:

Sie ermöglicht es Ihnen eine kohärente, starke interne Kommunikationspolitik zu entwickeln, die den Mitarbeitern das Gefühl vermittelt Teil eines Teams zu sein und ein gemeinsames Ziel zu verfolgen.
Sie hilft die Abwanderung von Talenten zu vermeiden oder zu minimieren und gibt den Mitarbeitern das Gefühl in die strategischen Ziele des Unternehmens eingebunden zu sein.
Die Arbeitnehmer fühlen sich wertgeschätzt. Geschätzte Mitarbeiter sind produktiver.
Sie ermutigt alle zur Zusammenarbeit, anstatt einfach eine Reihe von Forderungen von “Oben nach Unten” (Top-Down) festzulegen.
Sie kreiert eine gesunde Feedbackschleife. Die Führungskräfte sind besser über ihre Mitarbeiter und deren Stärken, Schwächen, Hoffnungen und Ängste informiert.
Manager können schneller auf Ereignisse reagieren und sogar Probleme verhindern, bevor diese auftreten.
Der Arbeitsplatz wird flexibler, weil alle Mitarbeiter mit den laufenden Projekten vertraut sind. Das bedeutet, dass sie nicht hinterherhinken, wenn etwas schiefläuft und dass sie kompetent und schnell reagieren können.
Sie erhöht die Motivation der Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter sind zuversichtlich, dass sie Veränderungen anregen und unterstützen können, sie fühlen sich stärker mit den Zielen verbunden und können sich mit Problemen und Vorschlägen eher an die Führungskräfte wenden.

Es gibt also viele gute Gründe dafür Ihre interne Kommunikation zu verbessern. Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie das tun können.

Schritte zu einer besseren Strategie für die interne Kommunikation (IC Strategy)

Überprüfen Sie Ihre derzeitigen IC-Praktiken

Sie sollten Ihre Strategie bezüglich der Einbindung der Mitarbeiter überprüfen und herausfinden, wo sie erfolgreich ist und wo sie verbessert werden sollte.

Ist sie auf Ihre unternehmerische Mission und Ihre Ziele ausgerichtet?

Passt die Strategie zur Struktur Ihrer Organisation?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie eine neue Strategie entwickeln, um effektiver und effizienter zu sein.

Verstehen Sie Ihr internes Publikum

Ihre neue Strategie muss zu den Menschen in Ihrem Team passen, zu dem Umfeld, in dem sie arbeiten, und zu den Dingen, die die Beteiligten motivieren. Die Strategie wird für jedes Unternehmen anders sein und kann sogar je nach Veranstaltung variieren. So werden Sie beispielsweise ein breiteres Publikum ansprechen, wenn Sie ein Town Hall Meeting in Ihrem Unternehmen organisieren, aber ein viel kleineres, wenn Sie ein internes Schulungs-Webinar für die Finanzabteilung planen.

In jedem Fall müssen Sie sich bei der Ausarbeitung Ihres IC-Plans mit Ihren Mitarbeitern beraten. Es gibt keine Einheitsgröße, die allen passt – möglicherweise müssen Sie unterschiedliche Kommunikationsformen für verschiedene Teile Ihrer Belegschaft verwenden.

Berücksichtigen Sie, um Ihre Mitarbeiter auch wirklich einzubeziehen, das Alter der Mitarbeiter, deren Standort, ihre Einstellung zum Unternehmen und alle anderen Faktoren, die für die Wahl der Kommunikationsmittel ausschlaggebend sein könnten.

Realistische Ziele setzen

Sie können kein erfolgreiches internes Kommunikationsprogramm durchführen ohne klare Ziele vor Augen zu haben. Und was vielleicht noch wichtiger ist: Es sollten auch realistische Ziele sein. Sie können immer dann ein neues Ziel setzen, wenn Sie Ihr ursprüngliches Ziel erreicht haben, aber Sie müssen immer auf etwas hinarbeiten, um die Mitarbeiter bestmöglich einzubeziehen und den nötigen Fokus zu schaffen.

Denken Sie darüber nach, welchen Nutzen Sie für das Unternehmen erreichen wollen, und stellen Sie sicher, dass klar ist, warum es von Vorteil ist dieses Ziel zu erreichen. Dies wird den Mitarbeitern helfen das Ziel zu verstehen, wie sie dazu beitragen können es zu erreichen und warum sie sich dafür einsetzen sollten.

Wählen Sie Ihre internen Kommunikationskanäle

Sobald Sie wissen, was Sie mit Ihrer Firmenpolitik erreichen wollen, müssen Sie entscheiden, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren wollen. Dies kann ein Intranet für Mitarbeiter, Social Media, Messaging-Apps wie Slack, Newsletter oder eine beliebige Kombination anderer Kommunikationsinstrumente sein.

Regelmäßige Meetings sind ratsam, da die Führungskräfte so die Möglichkeit haben direkt mit den Mitarbeitern zu sprechen und ihre Fragen zu beantworten.

Im Augenblick kann es schwierig sein Besprechungen für alle Mitarbeiter zu planen, da flexible Arbeitszeiten, Fernarbeit und Mitarbeiter in verschiedenen Ländern, eventuell noch mit unterschiedlichen Zeitzonen, Besprechungen sehr kompliziert machen können. Die Durchführung von Videokonferenzen kann hier sehr hilfreich sein.

Wenn Sie eine zuverlässige, professionelle Videokonferenz- und Webcasting-Plattform für Ihr Unternehmen benötigen, sollten Sie Company Webcast ausprobieren. Es bietet eine sichere und stabile Umgebung für abteilungsübergreifende Meetings und Management-Updates, an denen jeder teilnehmen kann, egal wo er sich gerade befindet.

Timing/Zeitplanung berücksichtigen

Das Timing ist bei der Verteilung von Mitteilungen an die Mitarbeiter entscheidend. Wenn die Mitteilung in Stoßzeiten oder hektischen Zeiten bei den Beteiligten ankommt, kann sie im situationsbedingten Stress untergehen. Wird eine Nachricht beispielsweise am Freitagnachmittag zu spät verschickt, besteht die Gefahr, dass sie ignoriert oder übersehen wird, weil die Kollegen ihre Sachen einpacken und ins Wochenende fahren.

Wenn Sie die Kommunikation im Voraus planen, können Sie den richtigen Zeitpunkt wählen und rechtzeitig nachfragen, wenn Sie nicht die gewünschten Antworten erhalten. Sie können auch Daten über Open Rates/Öffnungsraten und Responses/Antworten sammeln, um so den besten Zeitpunkt für die Kommunikation zu planen.

Bedenken Sie jedoch, dass ein Großteil Ihrer internen Kommunikation auf dem Kontext basieren sollte. Eine Nachricht über etwas relativ Unbedeutendes, wie z.B. einen Mitarbeiter-Umtrunk am Abend, wird wahrscheinlich nicht effektiv sein, wenn sich alle auf eine wichtige Deadline konzentrieren.

Eine Vorlage erstellen

Erstellen Sie eine Vorlage, die Ihnen bei der Planung Ihrer Mitarbeiterkommunikation hilft oder laden Sie ein Beispiel aus dem Internet herunter. Dieses Hilfsmittel wird Sie dabei unterstützen Ihren Kommunikationsplan zu visualisieren. Indem der Kommunikationsplan als Fahrplan dient, wird er Sie von Ihrer aktuellen Situation dorthin führen, wo Sie und Ihre wichtigsten Interessengruppen hinwollen.

Messen Sie Ihre Fortschritte

Sie können die Fortschritte, die Sie mit Ihrer Strategie machen, anhand einer Reihe von Metriken messen. Dazu gehören Seitenaufrufe von Intranet-Artikeln, Open Rates/Öffnungsraten von E-Mails und Engagement-Statistiken der Webinar-Tools von Company Webcast, wie beispielsweise Umfragen und Fragen. Wenn Sie diese Daten im Laufe der Zeit verfolgen, können Sie herausfinden, ob Sie mit Ihren Bemühungen die Mitarbeiter einzubeziehen erfolgreich waren.

Neben diesen quantitativen Daten sollten Sie sich auch um qualitative Daten aus Fokusgruppen mit Mitarbeitern bemühen, um herauszufinden, welche Erfahrungen diese gemacht haben und was Sie tun können, um Ihr Engagement für diese Fokusgruppe zu verbessern. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert für Ihre interne Kommunikation!

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Bewährte Praktiken für die interne Kommunikationsstrategie

Machen Sie einen Dialog daraus

Engagement ist ein zweischneidiges Schwert. Wenn die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben gehört zu werden, werden sie sich nicht an der Umsetzung Ihrer Strategie und Ihren Zielen beteiligen. Ermutigen Sie zur Beteiligung, zu Vorschlägen, Kommentaren, Fragen und mehr. Wenn die Mitarbeiter etwas nicht verstehen, muss die Botschaft überarbeitet werden, aber das wissen Sie erst, wenn Sie die Stakeholder um Feedback bitten.

Gehen Sie bei der Kontrolle der Zielsetzungen und Vorgaben auf die Mitarbeiter ein

Führungskräfte sollten dafür sorgen, dass sie regelmäßig mit ihren Mitarbeitern zusammenkommen, um die Ziele und Vorgaben für die kommenden Monate zu besprechen. So bleiben alle auf dem Laufenden und arbeiten auf dasselbe Ziel hin. Es zeigt den Beteiligten, dass die Unternehmensleitung gerne mit den Mitarbeitern zusammenarbeitet, anstatt ihnen ohne Erklärung oder Begründung Aufgaben aufzuerlegen.

Machen Sie es nicht zu kompliziert

Es gibt wahrscheinlich vieles, was Sie Ihren Mitarbeitern gerne sagen würden, aber die Kunst besteht darin dies in möglichst einfache Mitteilungen zu fassen. Zu viele interne Nachrichten kombiniert mit externen E-Mails können die Mitarbeiter überfordern und von ihrer Arbeit ablenken.

Gönnen Sie Ihren Mitarbeitern zwischen den Mitteilungen eine Atempause, damit sie die Informationen verdauen und verarbeiten können, vor allem, wenn von den Mitarbeitern Eigeninitiative gefragt wird.

Wissen teilen

Wissen ist Macht, wie man so schön sagt, und das kann auch in der internen Kommunikation der Fall sein. Wissen entfacht Gespräche und Ideen, es bezieht Mitarbeiter ein, die sich wertgeschätzt fühlen, da sie Zugang zu wertvollen Informationen erhalten haben. Wenn sich spannende Dinge ereignen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter davon in Kenntnis setzen. Vielleicht können sie Vorschläge einbringen, die Ihre interne Kommunikationsstrategie auf den nächsten Level bringen.

Gute Nachrichten teilen

Gute Nachrichten können die Moral verbessern und den Zusammenhalt im Team fördern. Wenn alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, können sie sich gemeinsam darüber freuen, wenn etwas gut läuft. Solange Sie sicher sind, dass die Nachricht, die Sie übermitteln, wirklich für alle Beteiligten gut ist, ist die Weitergabe von Erfolgsnachrichten ein wichtiger Schritt.

Anerkennungen für Mitarbeiter und Teams

Jeder freut sich, wenn er für seine Leistungen gelobt wird, also loben Sie Ihre Mitarbeiter. Geben Sie anderen Teams die Möglichkeit einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen zu einer guten Leistung zu gratulieren. Sprechen Sie über diese Erfolge und geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl wertgeschätzt zu werden. Es muss nicht unbedingt arbeitsbezogen sein! Sie können auch die Erfolge hervorheben, die Teammitglieder in diversen anderen Bereichen erzielt haben.

Förderung der Kommunikation zwischen den Abteilungen

Interne Kommunikation ist nicht nur ein Top-down- oder Bottom-up-Prozess, sie sollte auch abteilungsübergreifend funktionieren. Je mehr die einzelnen Abteilungen über die anderen wissen, desto besser sind sie in der Lage Anfragen zu stellen und Lösungen zu finden. Unternehmen arbeiten besser, wenn ein abteilungsübergreifendes Verständnis herrscht und die interne Kommunikation gut funktioniert.

Sichtbar machen/visualisieren

Visuelle Medien wie Bilder und Videos sind nachweislich effektiver als Textmitteilungen. Hubspot berichtet, dass 90% der Informationen, die an das Gehirn übermittelt werden, visuell sind und dass Bilder 60.000-mal schneller vom Gehirn verarbeitet werden als Texte.

Darüber hinaus erklärt Marketing Sherpa, dass Videos die Besucherzahlen auf Websites um das Zwei- bis Dreifache steigern können und dass sie die Verweildauer auf diesen Seiten verdoppeln. Dies zeigt eindrucksvoll, wie effektiv Videos sind, wenn es darum geht die Sichtbarkeit und das Engagement zu erhöhen, was auch ein weiterer Grund dafür ist Company Webcast für Ihre Kommunikation zu nutzen.

Beispiele für interne Kommunikationsstrategie

Unternehmen	Zielsetzung	Was geschah
KLM	Mitarbeiter auf dem Laufenden halten	Mehrere interne Webinare, um die Mitarbeiter über alle Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Der CEO (Pieter Elbers) ist nicht nur sichtbarer, sondern auch stärker in KLM eingebunden. Lesen Sie den vollständigen Kundenbericht hier.
MHS Homes (Immobilienmakler)	Promoten eines neuen Intranets	Anhand der Informationen von registrierten Nutzern wurden Poster mit lustigen Fakten über Mitarbeiter erstellt. Andere Mitarbeiter konnten sich anmelden und ihre Profildaten ausfüllen, um die Identität der vorgestellten Teammitglieder zu erraten, was zu 85% aktiven Nutzern im Intranet führte.
Nationwide Building Society	Erneuerung von Sinn und Zweck des Unternehmens	Talk-Back-Veranstaltungen und Impulsbefragungen sammelten das Feedback der Mitarbeiter und führten dazu, dass das Unternehmen unter dem Slogan „Bausparkasse, landesweit“ als ein Unternehmen vermarktet wurde, das die Lebensqualität der Menschen verbessert.

Schlussfolgerung

Ihre Mitarbeiter sind ein wesentlicher Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie müssen Ihre Ziele und Pläne mittragen, um Sie bei deren Umsetzung unterstützen zu können. Sie fungieren als Fürsprecher für Ihr Unternehmen und seine Unternehmenskultur. Daher ist es wichtig, dass sie sich wertgeschätzt und als Teil der Erfolgsgeschichte des Unternehmens fühlen. Die Einbeziehung der Arbeitnehmer sorgt dafür, dass die Mitarbeiter engagiert und motiviert bleiben, ganz abgesehen davon, dass sie zudem auch produktiv sind.

Um diese Vorteile zu nutzen, müssen Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, mit ihnen reden, ihnen zuhören und mit ihnen zusammenarbeiten. Schauen Sie sich die obigen Beispiele für interne Kommunikationsstrategie an und entdecken Sie, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitern zusammengearbeitet haben, um den Erfolg zu steigern.

Abschließend möchten wir noch sagen: Webinare und andere Videokommunikationsmittel sind ein wirksames Mittel, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Wenn Sie diesen Aspekt Ihrer internen Kommunikation verbessern möchten, laden wir Sie ein Company Webcast auszuprobieren. Unsere Plattform genießt das Vertrauen führender Unternehmen wie Heineken, KPMG und Siemens.

Warum eine interne Kommunikationsstrategie entwickeln?

Schritte zu einer besseren Strategie für die interne Kommunikation (IC Strategy)

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