6 Schritte für eine gelungene Online-Mitarbeiterversammlung
Eine Mitarbeiterversammlung ist die perfekte Gelegenheit für ein Unternehmen, sich mit seinen Mitarbeitern auszutauschen. Diese Veranstaltungen, die auch als „All-Hands Meetings“ bezeichnet werden, haben sich in der Vergangenheit auf die einseitige Kommunikation konzentriert – vom Management zu den Mitarbeitern. Aber die Dinge haben sich geändert. Die besten und effektivsten Mitarbeiterversammlungen fußen auf einem kollaborativen Dialog, der es ermöglicht, gemeinsame Ziele für alle Mitarbeiter zu schaffen.
Laut einer Forbes-Studie sagen 74 % der Mitarbeiter, dass sie bei ihrer Arbeit effektiver sind, wenn sie das Gefühl haben, gehört zu werden. Die Mitarbeiterversammlung ist ein wichtiger Ort, um dies zu ermöglichen.
Eine stärkere und bessere Einbindung von Mitarbeitern wird immer wichtiger. Dies gilt insbesondere für Europa: Das Meinungsforschungsinstitut Gallup berichtete, dass die Mitarbeiter-Einbindung hier stagnierte. Im gleichen Zeitraum stieg sie in den USA weiter an.
Ein weiterer Faktor ist Home-Office. Der Anteil der Arbeitnehmer in Europa, die von zu Hause aus arbeiten, ist seit dem Ausbruch der COVID-Pandemie von 5 % auf 12 % gestiegen, was Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen stellt, wenn sie mit ihren Arbeitnehmern kommunizieren möchten. Hier kommt die virtuelle Mitarbeiterversammlung ins Spiel.
Was genau ist eine virtuelle Mitarbeiterversammlung?
Ein virtuelle Mitarbeiterversammlung ist eine Online-Variante der traditionellen Veranstaltung. Man kann ein vollständig virtuelles Meeting machen, bei dem alle Teilnehmer an ihren verschiedenen Geräten teilnehmen. Alternativ kann man aber auch eine hybride Veranstaltung durchführen, bei der einige Personen live und andere aus der Ferne teilnehmen.
An solchen Treffen ist in der Regel das gesamte Unternehmen beteiligt. Es ist eine Gelegenheit, die Mitarbeiter über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle über die allgemeine Mission und die Ziele des Unternehmens informiert sind. Die Mitarbeiterversammlung ist auch eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, sich mit der Geschäftsleitung zu vernetzen und Anliegen vorzubringen.
Eine virtuelle Mitarbeiterversammlung findet unter Einsatz von Videokonferenz- oder Webcasting-Technologie statt, wie sie beispielsweise von Company Webcast angeboten wird.
Warum eine Mitarbeiterversammlung online veranstalten?
Es gibt eine Reihe von Gründen, Mitarbeiterversammlungen online abzuhalten.
- Home-Office ist eine immer gängigere Praxis, und eine virtuelle Veranstaltung macht eine Teilnahme am Meeting für diejenigen einfacher, die von zu Hause aus arbeiten. Schon vor der Pandemie wurde Home-Office immer gängiger. Eine virtuelle Mitarbeiterversammlung spiegelt diesen Wandel in unserer Arbeitsweise wider.
- Ebenso führen flexible Arbeitsregelungen dazu, dass nicht alle gleichzeitig im Betrieb oder am Veranstaltungsort physisch anwesend sein können, wenn solch eine Veranstaltung geplant ist. Wenn Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiterversammlung um 9 Uhr morgens abhalten, dann ist es für Eltern schwierig, an solch einem Meeting teilzunehmen. Sie beginnen ihren Arbeitstag oftmals erst später, da sie ihre Kinder zunächst in die Schule bringen und sich erst dann auf den Weg zum Arbeitsplatz machen. An der virtuellen Version teilzunehmen, ist einfacher: Eltern können ihre Kinder an der Schule absetzen und dann rechtzeitig zum Meeting nach Hause zurückkehren.
- Möglicherweise haben Sie auch Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Anstatt diese Mitarbeiter persönlich anreisen zu lassen, was Zeit und Geld kostet, ist es besser, wenn die betreffenden Mitarbeiter von zu Hause oder ihrer Zweigstelle aus online teilnehmen können. So wird die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter effizienter genutzt, das Unternehmen spart Geld und die Umwelt wird weniger belastet.
Virtuelle vs. hybride Mitarbeiterversammlung
Hier ist ein Vergleich zwischen vollständig virtuellen und hybriden Mitarbeiterversammlungen:
| Vollständig virtuell | Hybrid |
|---|---|
● Keine Veranstaltungskosten |
● Bietet mehr Flexibilität und Komfort, da die Mitarbeiter die Option wählen können, die ihnen am besten passt |
Beide Arten von Online-Veranstaltungen bieten den Vorteil, dass das Meeting auch bei widrigen Wetterbedingungen durchgeführt werden kann. Die Teilnehmer sind hierdurch auch wesentlich weniger von Behinderungen bei der Anreise wie Straßenarbeiten und eventuellen Unfällen betroffen, die eine normale Mitarbeiterversammlung erheblich verzögern können.
Ein weiterer Vorteil von sowohl vollständig virtuellen als auch hybriden Veranstaltungen besteht darin, dass Sie eine Aufzeichnung des Meetings haben. Diese Aufzeichnung können Sie in Ihrem Mitarbeiter-Intranet hinterlegen, damit die Mitarbeiter sie sich bei Bedarf erneut ansehen können. Darüber hinaus sind die Aufzeichnungen von den Meetings auch von allen Personen abrufbar, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten.
The Big Webinar Handbook
Wie plane ich eine virtuelle Mitarbeiterversammlung?
1. Wählen Sie Ihre Plattform
Die von Ihnen genutzte Plattform ist wichtig für den Erfolg Ihrer virtuellen Mitarbeiterversammlung. Sie sollte stabil und sicher sein sowie mit einer große Menge an Datenverkehr umgehen können, insbesondere wenn Sie für ein multinationales Unternehmen arbeiten. Sie sollten eher nach einem Tool suchen, das speziell für diese Art von Veranstaltungen entwickelt wurde als nach einer einfachen Videokonferenzlösung. Sie benötigen Zugriff auf spezialisierte Technologie, mit der Sie Großveranstaltungen streamen können.
Außerdem sollte die Teilnahme für die Nutzer so einfach wie möglich sein.
Wenn Sie derzeit über Lösungen für Ihre Online-Mitarbeiterversammlungen nachdenken, können wir Ihnen Company Webcast empfehlen. Die Plattform bietet seit mehr als 15 Jahren reibungslose, professionelle Webcasts und ist ISO-zertifiziert (27001), was bedeutet, dass Ihre sensiblen Informationen sicher sind. Die Teilnehmer können sich an Umfragen beteiligen und Fragen stellen. Die Plattform-Nutzung ist intuitiv, und die Anmelde-, Einladungs- und Login-Verfahren sind einfach.
2. Definieren Sie das Ziel des Meetings
Jede Mitarbeiterversammlung muss ein Ziel haben – einen Anlass und ein relevantes Thema, auf den das Augenmerk gelenkt werden soll. Dabei kann es um wichtige Geschäftsentwicklungen wie Verkaufszahlen gehen oder um Details, die die Mitarbeiter über eine neue Produkteinführung wissen müssen. Im Vordergrund kann aber auch stehen, das Vertrauen ins Unternehmen zu stärken oder zu motivieren.
Das Ziel hilft Ihnen, die korrekte Tagesordnung zu planen, die Referenten auszuwählen und herauszufinden, ob beispielsweise Diskussionen sinnvoll sind oder Trainingsmaßnahmen notwendig erscheinen.
3. Legen Sie ein Datum fest
Sie sollten den Termin für die Versammlung frühzeitig festlegen, um die Mitarbeiter so rasch wie möglich informieren zu können. Bei der Auswahl von Tag und Uhrzeit sollten Sie die Verfügbarkeit Ihres Personals berücksichtigen. Dies könnte bedeuten, dass Sie verschiedene Zeitzonen berücksichtigen, wenn Mitarbeiter teilnehmen sollen, die in anderen Ländern arbeiten oder wenn deren Arbeitszeiten von den Arbeitszeiten an Ihrem Standort abweichen. Beachten Sie auch, dass das Meeting nicht zu früh oder zu spät am Arbeitstag abgehalten wird, damit die Arbeitskräfte mit flexibler Arbeitszeit nicht ausgeschlossen werden.
4. Erstellen Sie eine klar strukturierte Tagesordnung
Sobald Sie den Termin für die Veranstaltung festgelegt haben, können Sie die Tagesordnung des Meetings erstellen. Hierbei sollten Sie auch unbedingt das angestrebte Ziel des Meetings berücksichtigen. Dies hilft Ihnen dabei, die Referenten auszuwählen und die Präsentationen so zu planen, dass das Interesse der Teilnehmer gewahrt wird und Sie auch mit Sicherheit die Informationen liefern, die Sie vermitteln wollen.
Achten Sie darauf, nicht zu viel Zeit mit einem Thema zu verbringen, damit das Meeting für die Zuhörer interessant bleibt. Vermeiden Sie auch, zu viele Informationen auf einmal präsentieren zu wollen. Wählen Sie stattdessen zwei oder drei wichtige Bereiche aus, die sich auf das gesetzte Ziel beziehen und fokussieren Sie sich darauf. Die von Ihnen ausgewählten Themen sollten auch für die Mitarbeiter eine Bereicherung sein, andernfalls könnten sie abgelenkt werden und nicht mehr zuhören.
5. Versenden Sie Versammlungseinladungen
Nachdem Termin und Tagesordnung festgelegt sind, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter einzuladen. Fügen Sie die Tagesordnung bei, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Legen Sie ebenfalls die Details zum Ablauf der Veranstaltung am Versammlungstag fest. Sie sollten erklären, wie der Livestream funktioniert, was von den Teilnehmern während des Meetings erwartet wird und wann sie die Möglichkeit haben, einen eigenen Beitrag leisten zu können. Informieren Sie auch über die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme am Meeting, und stellen Sie Kontaktdaten für die technische Unterstützung zur Verfügung.
6. Bereiten Sie Ihren Vortrag vor
Vorträge sollten so spannend wie möglich sein. Denken Sie darüber nach, wie Sie eine interessante und packende Präsentation gestalten können, anstatt nur Folien zu verwenden. Versuchen Sie, Elemente wie Bilder, Videos, Tonaufnahmen und andere Medien einzubauen, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erregen. Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die Ihre Mitarbeiter mitnehmen sollen. Hierbei ist weniger oft mehr. Der Rückblick auf alten Themen, die die Mitarbeiter bereits verstanden haben, kann in solchen Situationen eher einen negativen Effekt haben.
Sie können Ihre Mitarbeiter sogar vorab fragen, welche Informationen sie bezüglich der festgelegten Themen gerne erhalten würden. Auf diese Weise können Sie die Inhalte vorbereiten, die während der Versammlung wahrscheinlich am wertvollsten sind.
Sobald Sie Ihre Präsentation fertig haben, sollten Sie diese so oft wie möglich üben, damit Sie am Tag der Versammlung die Präsentation reibungslos vortragen können.
Tipps für die Online-Mitarbeiterversammlung Ihres Unternehmens
Wählen Sie eine kurze Einleitung und versuchen Sie, das Eis zu brechen
Um dem Meeting etwas Schwung zu verleihen, sollte die Einleitung kurz und interaktiv sein. Verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, den Mitarbeitern mitzuteilen, wie die Tagesordnung aussieht. Erstens wissen sie es, weil sie die Tagesordnung bereits gesehen haben, und zweitens werden sie sowieso bald die notwendigen Informationen von den Rednern erhalten. Wenn die Teilnehmer von zu Hause aus zuschauen, gibt es viele Dinge, die Ablenkungen verursachen können. Diese Teilnehmer sind vielleicht weniger aktiv bei der Sache, wenn der Stream ihnen keinen informellen Mehrwert bietet.
Es ist daher sinnvoller, eine interaktive Einleitung zu wählen, um so das Eis zu brechen. Dies kann eine Umfrage, eine amüsante Frage oder eine Geschichte sein, die sich auf den Punkt bezieht, den Sie ansprechen möchten. Eine solche Eröffnung erregt sofort Aufmerksamkeit und fokussiert das Interesse der Menschen.
Feiern Sie das Unternehmen
Sie möchten mit Ihren teilnehmenden Mitarbeitern eine Atmosphäre des Miteinanders geben und das Wir-Gefühl fördern, also feiern Sie gemeinsame Erfolge. Erwähnen Sie die Erfolge von Einzelpersonen oder Teams. Benennen Sie Meilensteine, die die Mitarbeiter erreicht haben. Sprechen Sie über die Geschäftsergebnisse und zeigen Sie deutlich, dass Sie die harte Arbeit aller sehr schätzen, die sich für das Unternehmen einsetzen.
Teamgeist ist der Schlüssel zum Erfolg, und eine Mitarbeiterversammlung ist Ihre Chance, diesen zu entwickeln und zu fördern. Forbes fand heraus, dass Mitarbeiter, die im Team tätig sind 64 % länger an ihren Aufgaben festhielten als Kollegen, die allein arbeiten. Die Mitarbeiter, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten berichteten über ein höheres Motivationspotential, geringere Ermüdungserscheinungen und höhere Erfolgsquoten.
Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme
Ihre virtuelle Mitarbeiterversammlung soll die Möglichkeit bieten, über Themen zu diskutieren, die für die Mitarbeiter von Bedeutung sind. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, Zeit für eine Frage-und-Antwort-Sitzung einzuplanen. Es ist hierbei sicher von Vorteil, die Fragen schon im Voraus vorliegen zu haben. Wenn die Fragen bereits im Vorfeld bekannt sind, hat das Management die Möglichkeit, sich gut vorzubereiten. Sie sollten den Mitarbeitern jedoch zusätzlich ermöglichen, Fragen live zu stellen. So zeigen Sie, dass sich das Unternehmen zu Transparenz, Offenheit und Ehrlichkeit bekennt.
Geben Sie auch den Abteilungsleitern die Möglichkeit, zu sprechen
Wenn die gesamte Veranstaltung ausschließlich vom CEO moderiert wird, kann dies als eingeschränkter Blick auf das Unternehmen gewertet werden. Die Team-Mitglieder und Mitarbeiter wünschen sich oft, dass auch ihre Abteilungsleiter in ihrem Namen sprechen können. Wenn Sie Ihre Top Level-Manager an der Planung der Tagesordnung und der Ankündigung ihrer Neuigkeiten beteiligen, wird die Erfahrung integrativer.
Finden Sie den richtigen Rhythmus für Ihre virtuellen Mitarbeiterversammlungen
Die Häufigkeit Ihrer virtuellen Mitarbeiterversammlungen hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Einige Unternehmen veranstalten sie einmal im Quartal, andere einmal im Monat. Wenn Sie die Mitarbeiterversammlungen zu häufig ansetzen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Mitarbeiter teilnehmen, da die Meetings zur Routine werden. Wenn Sie die Versammlungen jedoch zu selten durchführen, laufen Sie Gefahr, dass Sie das Zusammengehörigkeitsgefühl verlieren, das eine virtuelle Mitarbeiterversammlung fördern kann.
Fazit
Da immer mehr Aspekte des modernen Lebens online ablaufen, beginnen sich auch Elemente des Arbeitslebens zu verändern. Dies trifft auch auf Mitarbeiterversammlungen zu. Online zu gehen ist sinnvoll, denn es gehört zur heutigen Arbeitsweise. Zudem gibt es den Mitarbeitern, die weiter weg wohnen oder nicht am Arbeitsplatz vor Ort sind die Möglichkeit, sich als geschätzte und gleichwertige Team-Mitglieder zu fühlen. Es bringt Teams aus unterschiedlichen Gebieten zusammen und hilft Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten, sich zu integrieren. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die richtige Plattform für Ihre Anforderungen auswählen.
Company Webcast hat Erfahrung in der Durchführung makelloser Online-Events mit innovativer Peer-to-Peer-Technologie, die sicherstellt, dass jeder Teilnehmer ein qualitativ hochwertiges Erlebnis hat. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
Referenzen und weiterführende Links
- Hybride Veranstaltungen
- Was ist ein Webcast?
- Webinar-Lösungen für die interne Kommunikation
- Forbes zum Mitarbeiterengagement
- Mitarbeiterengagement in Europa
- Webinare für interne Kommunikation
