Wie man eine erfolgreiche externe Kommunikationsstrategie entwickelt

In einer Welt, in der wir mehr denn je mit Freunden, Kollegen und Unternehmen vernetzt sind, ist eine externe Kommunikationsstrategie, die Sie zu einem Teil der Kommunikation macht, von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie nicht ständig präsent sind, werden Sie Kunden an die Konkurrenten verlieren, die nicht zu scheu sind, sich zu präsentieren.

Steve Harvey von Creative Agency Fabrik Brands in London definiert eine solide externe Kommunikationsstrategie wie folgt:

„Externe Kommunikationsstrategien sind die Methoden, die Sie einsetzen, um die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit zu erregen… und eine Kommunikation zu beginnen, die in einer Welt außerhalb Ihres Unternehmens stattfindet. Das bedeutet, diese Strategien beinhalten alles, vom Social Media-Marketing über Präsentationen für Aktionäre bis hin zum Kundenservice.“

Der Unterschied zwischen externer Kommunikation im Allgemeinen und gezielten Marketingkampagnen besteht darin, dass externe Kommunikation darauf abzielt, die Marke bei einem breiteren Publikum bekannt zu machen, während gezielte Marketingkampagnen sich auf eine bestimmte Zielgruppe konzentrieren.

Wie auch immer, ein umfassender Ansatz kann sich jedoch als schwierig erweisen. Die US-amerikanische PR-Firma Rave Agency formuliert es so:

„Die bloße Kommunikation einer Botschaft an ein breites Publikum ohne jegliche Strategie wird wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt sein. Marken brauchen eine wirksame Kommunikation, um zu überleben. Damit die Kommunikation effektiv ist, muss eine Strategie durch deutlich umrissene Ziele festgelegt werden.“

Dies bringt uns zum nächsten Thema. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie für Ihre Organisation einen Unterschied machen und eine erfolgreiche externe Kommunikationsstrategie entwickeln können.

Was beinhaltet externe Kommunikation in der heutigen Zeit?

Ihre externe Kommunikation ist ein Versuch, so viele Menschen wie möglich über Ihr Unternehmen zu informieren. Sie muss widerspiegeln, was Ihrer Zielgruppe wichtig ist. Darum sollte sie die folgenden Elemente enthalten:

Vorbereitet sein auf Krisensituationen

Einige Unternehmen haben die Pandemie besser bewältigt als andere. Unternehmen wie die spanische Banco Santander zeigten der Welt ihre Flexibilität und bewiesen ihr Engagement für das Wohlergehen der Mitarbeiter. Sie ermöglichten allen 26 000 spanischen Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten, noch bevor die Regierung einen nationalen Lockdown veranlasste. Dies war ein Zeichen für eine fachkundige Krisenplanung. Diese wird, insbesondere nach den Ereignissen der letzten beiden Jahre, sicherlich in vielen Bereichen eine Schlüsselrolle in den Kommunikationsstrategien spielen.

Neuansprache der Öffentlichkeit

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie die meisten von uns leben und arbeiten, verändert. Wir interagieren mit Marken anders als vor März 2020. Daher ist es jetzt an der Zeit, sich als Unternehmen neu zu präsentieren. Auch für den Fall, dass Sie sich nicht mehr auf die Loyalität der Kunden aus der Zeit vor der Coronavirus-Ära verlassen können, gibt es Möglichkeiten, viele Menschen anzusprechen, die Ihre Marke noch nicht kennen.

Nachhaltigkeit

Fragen zum Thema Nachhaltigkeit stehen bei den Kunden hoch im Kurs, und Sie müssen ihnen zeigen, dass Sie auf der gleichen Seite stehen wie Ihre Kunden. Dies wurde durch eine aktuelle McKinsey-Studie bestätigt:

„Die europäischen Verbraucher wollen, dass Nachhaltigkeit und Umwelt stärker in den Fokus gerückt werden, und sie erwarten, dass die Industrie entsprechend handelt.

Wenn Sie die Verbraucher für Ihre Marke gewinnen wollen, müssen Sie ihnen zeigen, dass Sie eine grünere, umweltfreundlichere Arbeitsweise anstreben und wie Sie dies im Kampf gegen den Klimawandel und ähnliche Risikofaktoren umsetzen wollen.

Diversität und Inklusion

Die Ermordung von George Floyd durch einen weißen Polizeibeamten in Minneapolis in den USA hat das Thema der Rassendiskriminierung wieder in den Mittelpunkt gerückt. Durch diesen Vorfall und die darauf folgenden Black Lives Matter-Proteste breitete sich die Diskussion auf die Frage aus, wo die Gesellschaft in Bezug auf Diversität und Inklusion steht. Dies löste nicht nur Debatten über Rassen aus, sondern auch über die Gleichstellung der Geschlechter, die Behandlung von Menschen mit Einschränkungen, LGBTQ-Rechte und vieles mehr.

Es ist sinnvoll, dass ein Unternehmen die Gesellschaft widerspiegelt, in der es arbeitet, und den Kundenkreis, den es ansprechen möchte. Daher werden Diversität und Inklusion ein immer wichtigeres Element der externen Kommunikation sein.

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Wie man eine externe Kommunikationsstrategie entwickelt

1. Definieren Sie Ihr Leitbild

Ihr Leitbild ist der Polarstern Ihrer Kommunikationsstrategie. Es weist Ihnen den Weg in die richtige Richtung. Wann immer Sie eine Botschaft entwickeln, die Sie mit der Welt teilen wollen, sollten Sie prüfen, ob diese Botschaft auch mit den Werten und Zielen Ihres Leitbildes übereinstimmt. So erreichen Sie die nötige Stimmigkeit.

2. Definieren Sie das Ziel

Überlegen Sie, was Sie mit Ihrer Strategie erreichen wollen. Wollen Sie mit der Strategie mehr Kunden gewinnen, soll sie der Markenbildung dienen oder sollen mit ihr ganz andere Ziele erreicht werden? Es ist wichtig, dass Sie verstehen, warum Sie kommunizieren, damit Sie herausfinden, wie Sie das angestrebte Ziel erreichen können.

3. Machen Sie sich bewusst, wer Ihr Publikum ist

Externe Kommunikation richtet sich in der Regel an ein breites Publikum, aber innerhalb dieses Publikums müssen Sie sich auch auf die verschiedenen Gruppen fokussieren, die Sie ansprechen wollen. Es gibt keine „Einheitsformel für alle“. So benötigen Sie, um beispielsweise Ihre Investoren anzusprechen andere Arten von Website-Inhalten oder Werbetexten als beispielsweise für Ihre Kunden. Es ist wichtig, beide Gruppen in Ihrer Strategie zu berücksichtigen. Und denken Sie auch daran, dass beide Gruppen unterschiedliche Informationen wahrnehmen und auch auf unterschiedliche Weise. Seien Sie sich darüber bewusst, mit wem Sie kommunizieren, bevor Sie eine Botschaft teilen.

Analysieren Sie die aktuelle Situation Ihrer Organisation

Um zu wissen, wie es weitergehen soll, müssen Sie wissen, wo Sie momentan stehen. Es gibt drei Schlüsselelemente, die Ihnen helfen, Ihre aktuelle Situation zu beurteilen. Diese sind:

PEST-Faktoren – Dies sind politische, wirtschaftliche, sozio-kulturelle und technologische Faktoren, die Ihr Unternehmen positiv oder negativ beeinflussen können. Denken Sie darüber nach, wie Sie mit einer Veränderung in einem dieser Bereiche umgehen würden, damit Sie flexibel sind, wenn die Veränderung eintritt.
SWOT-Faktoren – Was sind Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken? Wie können Sie Ihre Stärken kommunizieren, Ihre Schwächen beheben, das Beste aus Ihren Chancen herausholen und Risiken in mehr Chancen verwandeln?
Konkurrenten – Stellen Sie sich im Vergleich zu Ihren Konkurrenten so objektiv wie möglich dar. Wie schneiden Sie in einem Vergleich ab? Was tun Ihre Konkurrenten, was Sie nicht tun, und umgekehrt?

Legen Sie Ihren Tonfall fest

Bei guten externen Kommunikationsplänen ist sofort erkennbar, dass sie von der betreffenden Marke stammen. Deshalb müssen Sie in Ihren Botschaften einen Tonfall entwickeln, der auf den Punkt bringt, was Ihre Marke ist und tut. Und dies auf eine Art und Weise, die Ihre Zielgruppe anspricht. Kopieren Sie nicht Ihre Konkurrenten. Kreieren Sie Ihren eigenen Stil.

Wählen Sie die richtigen Plattformen für die Verbreitung

Es hat keinen Sinn, auf allen verfügbaren Plattformen und Netzen die gleichen Kernbotschaften zu verbreiten. Sie sollten sich stattdessen auf die Kanäle konzentrieren, die die Zielgruppen, die Sie ansprechen wollen, am besten erreichen.

Für Kunden könnten dies Ihre Blog-Artikel, Social Media-Profile wie Facebook, Instagram oder Twitter, Podcasts oder Berichte auf der Grundlage Ihrer Pressemitteilungen sein. Für Investoren könnten Sie zum Beispiel Videos, Newsletter oder Webinare einsetzen.

Beziehen Sie Kunden und Mitarbeiter ein

Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter können hervorragende Botschafter für Ihr Unternehmen sein. Sie haben Zugang zu sozialen Medien und können dort Mund-zu-Mund-Propaganda betreiben.

Ein zufriedener Kunde, der seine Erfahrungen online teilt, kann für Ihre externe Kommunikation unverzichtbar sein. Freunde, Familie und Follower werden diesen Erfahrungen aus erster Hand mehr vertrauen als jeder Art von Markenbotschaft.

Ihre Mitarbeiter wiederum haben Insiderwissen über das Unternehmen, sodass ihre Empfehlung anderen zeigt, dass sie stolz darauf sind, in der Organisation zu arbeiten.

Festlegen, wie der Erfolg gemessen werden soll

Um beurteilen zu können, wie erfolgreich Ihre Strategie ist, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Fortschritte im Hinblick auf Ihre Ziele zu messen. Wissen Sie dies nicht, können Sie nicht beurteilen, wann Sie mit einem Plan fortfahren oder wann Sie den Kurs für eine effektivere externe Kommunikationsstrategie ändern sollten. Wählen Sie KPIs (Key Performance Indicators/Leistungskennzahlen), mit denen Sie die Wirkung Ihrer Kommunikationsstrategie messen können.

Tipps zur Verbesserung Ihrer externen Kommunikationsstrategie

Zeigen Sie sich aufgeschlossen

Kunden möchten das Gefühl haben, dass sie gehört und verstanden werden. Versuchen Sie also, sich in ihre Lage zu versetzen, wenn Sie mit ihnen kommunizieren. Auch die Investoren möchten wissen, dass Sie ihre Hoffnungen und Ängste verstehen. Hören Sie beiden Zielgruppen zu und erfahren Sie mehr über ihre Anliegen, ihre Interessen und ihre Gefühle und reflektieren Sie dies in Ihren Botschaften.

Kommunikation sollte keine Einbahnstraße sein. Achten Sie darauf, dass Sie auf das Feedback der Zielgruppen reagieren, damit ein Gespräch entsteht und Ihre Stakeholder sich einbezogen fühlen.

Den Nutzen von Wiederholungen kennen

Sie wollen sicherstellen, dass sich die Menschen an die Markenbotschaft erinnern, also müssen Sie sie ihnen immer wieder vor Augen führen. Das klingt erstmal relativ einfach, aber Sie müssen trotzdem ständig nach neuen Kommunikationswegen suchen, damit Sie Ihr Publikum nicht verlieren.

Halten Sie es kurz und simpel

Die Menschen sind beschäftigt. Sie wollen nicht Unmengen von Berichten lesen oder ständig Podcasts hören, die länger dauern als ihr Weg zur Arbeit. Außerdem wollen sie keine Zeit damit verbringen, sich mit unverständlichem Fachjargon und unnötigen technischen Fachausdrücken zu befassen.

Ihre Botschaften sollten kurz, prägnant und leicht verständlich sein. Sie versuchen Ihre Marke bekannt machen und sollten die Menschen daher nicht mit unnötigen Informationen überhäufen.

Immer einen Nutzen liefern

Es kann sehr missfallen, wenn das Ziel einer externen Kommunikationskampagne eines Unternehmens keinen Mehrwert bietet. Sie wird sofort vergessen, wenn sie dem Empfänger nichts bringt. Sie werden keinen Erfolg haben, wenn die Botschaft den Empfänger nicht interessiert, ihn nicht zum Nachdenken anregt, kein Problem löst, ihm keinen sozialen Mehrwert bietet, den er an seine Freunde weitergeben kann, oder ihm nicht auf andere Weise das Gefühl vermittelt, dass er durch das Lesen, Anschauen oder Zuhören der Botschaft bereichert wird.

Interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen

Wenn Sie versuchen, eine konsistente Markenidentität für Ihr Unternehmen zu kreieren, müssen sowohl interne als auch externe Stakeholder einbezogen werden. Es hat keinen Sinn, ein Markenimage nach außen zu tragen, wenn die Kunden, sobald sie mit den Mitarbeitern in Kontakt treten, feststellen müssen, dass diese Unternehmenskultur nur Schein ist. Damit Ihre Botschaft authentisch ist, müssen sich alle daran beteiligen.

Wenn Sie Ihre Markenwerte intern am Arbeitsplatz kommunizieren, dann werden diese auch von einem externen Publikum wahrgenommen. Um als Markenbotschafter für das Unternehmen fungieren zu können, müssen die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Botschaften des Unternehmens auch ihre eigenen Erfahrungen widerspiegeln.

Schlussfolgerung

Eine zusammenhängende Strategie für die externe Kommunikation zu entwickeln, kann eine Herausforderung sein, aber sie ist unglaublich wertvoll. Bei der großen Auswahl auf dem Markt müssen Kunden und Investoren wissen, wofür Sie stehen, wie Sie ihr Leben verbessern können und warum die Zielgruppe bei Ihnen bestellen oder Ihre Aktien kaufen sollten. Es ist wichtig, sich von der Masse abzuheben und sicherzustellen, dass Sie mit Ihren Stakeholdern über die externen Kommunikationskanäle kommunizieren, die sie am besten erreichen und dass Ihre Stakeholder Ihnen auch zuhören.

Wir hoffen, dass wir Ihnen dabei helfen konnten, ein paar Ideen für Ihr weiteres Vorgehen zu bekommen. Wenn Sie Kunden und Aktionäre mit Hilfe von hochwertiger, sicherer und professioneller Videokommunikation ansprechen möchten, sollten Sie Company Webcast ausprobieren.